DocuSign et COVID-19

Comment nous aidons les services publics, le secteur de la santé et les entreprises à réagir.

Lettre de Dan Springer, CEO de Docusign

Les solutions DocuSign permettent de travailler à distance. Nous sommes donc en mesure d'aider les organisations de tous types et de toutes tailles à répondre à la crise sanitaire mondiale du COVID-19. Nous le savons : c’est le moment de passer à l'action, et c'est ce que nous faisons.

Nous nous sommes mobilisés pour accélérer la conclusion des accords essentiels nécessaires pour les services de santé, les services publics d'urgence, les services liés à l’éducation, les prêts aux petites entreprises, le travail à domicile et les activités commerciales à distance. Nous avons des milliers de collaborateurs chez DocuSign qui, chaque jour, se dépassent pour répondre aux besoins urgents de nos clients dans le monde entier : des équipes commerciales qui se démènent pour satisfaire chacune des demandes que nous recevons, des professionnels de la réussite client qui apportent des conseils sur la mise en œuvre des solutions, des équipes produit qui reconfigurent nos infrastructures pour gérer des modèles de demande uniques, et les membres de l'équipe marketing qui collectent et communiquent ce que chacun fait afin de s’assurer du bon partage de l’information.

Justement, c’est dans cet esprit du partage de nos apprentissages que nous avons développé cette page COVID-19 régulièrement mise à jour en tant que ressource. Elle explique comment nous soutenons les réponses des clients au COVID-19, organisées par industrie et par fonction commerciale. Les exemples sont basés sur des engagements réels de clients et sont censés être illustratifs – nous faisons bien plus que ce qui est énuméré ici.

Que vous soyez client ou non, si nous pouvons aider votre organisation à répondre à cette crise, n'hésitez pas à nous contacter.

 
P.S. Si vous êtes un développeur, un administrateur ou un utilisateur expérimenté, nous disposons également de ressources COVID-19 pour les développeurs DocuSign. Vous y retrouverez des liens vers des templates, des documents de support et d'autres ressources techniques.

Nos actions pour lutter contre le COVID-19

  • Distribution des fonds alloués au secteur de la santé. Nous aidons le ministère américain de la santé et des services sociaux à distribuer, selon les instructions du ministère, une aide d'urgence de 30 milliards de dollars aux personnels de santé qui demandent une assistance au titre de la loi CARES.
     
  • Garantir la distanciation physique lors du processus d'admission des patients. Nous aidons les hôpitaux, les cliniques et autres établissement médicaux à éviter la circulation physique du papier parmi les patients et les professionnels de la santé. À l'aide de la signature électronique DocuSign, les patients peuvent signer les formulaires d'admission et consentent à distance, à l'avance. Par exemple, un centre de test COVID-19 a été contraint de stériliser des stylos après chaque utilisation par des patients ; désormais, la gestion administrative du centre est sans contact et plus rapide. Par ailleurs, dans l'un des plus grands centres de traitement de la toxicomanie au monde, chaque membre du personnel a désormais accès à des formulaires préconfigurés ; les formulaires remplis sont automatiquement stockés dans les archives des patients.
     
  • Permettre l'autorisation des services de télémédecine. Les patients choisissent de plus en plus la téléconsultation pour leur rendez-vous avec leur médecin ou un autre professionnel de la santé. À l'aide d'une application mobile ou d'un site Web, le patient peut consulter le médecin par vidéoconférence. Nous soutenons les établissements de santé dans leurs efforts pour offrir cette option. Par exemple, la société de télémédecine Teledoctor24 utilise la signature électronique combinée à l'identification vidéo pour créer un niveau de signature électronique qualifiée. La signature qualifiée étant requise pour délivrer des ordonnances électroniques et des certificats de congés de maladie en ligne en Allemagne et dans toute l'Europe.
     
  • Formation à distance pour l'utilisation d'équipements médicaux par les patients. Nous aidons l'une des plus grandes entreprises d'appareils médicaux au monde à transformer la formation à domicile en formation à distance. Pour des raisons de réglementation et de sécurité, les patients doivent valider la formation qu'ils ont reçue pour leurs nouveaux appareils, par exemple pour la surveillance de la coagulation sanguine. Nous permettons aux patients de donner leur accord à distance à la fin de la formation.
     
  • Réduire le besoin d'approbation physique par le personnel médical. Dans les hôpitaux, des approbations sont nécessaires pour de nombreuses activités, par exemple les affectations de lits ou les changements de traitement. Nous constatons une demande de transition de ces approbations des processus papier vers les processus électroniques, souvent sur des appareils mobiles.

Avec les exemples ci-dessus, nous travaillons non seulement pour aider les prestataires de santé à se déplacer rapidement, mais également pour soutenir leur conformité aux réglementations telles que HIPAA qui protègent les données des patients.

L'une des plus grandes villes du monde a dû coordonner les fournisseurs d'équipements de sécurité industrielle afin de réorienter des articles tels que les masques et les écrans de protection vers les hôpitaux et les centres de santé. Nous avons travaillé avec le personnel technologique de la ville pour mettre en place une solution. Celle-ci utilise l’outil PowerForm pour orienter les fournisseurs à travers les informations qu'ils doivent fournir, puis la signature électronique DocuSign pour autoriser la transaction. Ainsi, des centaines de milliers d'articles ont déjà été redistribués.

Un autre exemple est celui d'une autre grande ville, qui dispose d'un programme de quarantaine pour les personnes infectées. L'agence de santé publique de la ville voulait maximiser le respect de ce programme en exigeant des personnes infectées qu'elles signent leur ordre de quarantaine. Pour des raisons évidentes, la ville voulait éviter de remettre les ordres de quarantaine pour signature en face à face. Nous avons pu les aider à mettre rapidement en place une solution basée sur la signature électronique.

Bien sûr, il existe aussi le problème de la livraison à distance des services publics, comme la délivrance de licences professionnelles. Nous apportons également notre aide dans ce domaine, en établissant ou en étendant la disponibilité de la signature électronique à toutes les fonctions des agences.

Nous travaillons également avec plusieurs trusts du National Health Service au Royaume-Uni pour répondre aux besoins critiques des patients. Nous veillons par exemple à ce que les hôpitaux soient approvisionnés le plus rapidement possible afin que les travailleurs clés puissent déposer des documents pour obtenir une aide médicale essentielle aux patients sans avoir à se déplacer.

Au Royaume-Uni, le Coronavirus Business Interruption Loan Scheme (CBILS) soutient les petites entreprises du Royaume-Uni qui perdent des revenus et voient leur trésorerie perturbée par l'épidémie de COVID-19.

Alors que la demande de prêt CBILS impliquait traditionnellement une visite dans une banque, nous permettons aux banques d'accepter les demandes de prêt CBILS en ligne.

Les banques utilisent DocuSign CLM pour proposer un nouveau contrat de crédit dont le prix est ensuite fixé dans  nCINO avant de passer en CLM de manière transparente. Cela se fait souvent en conjonction avec la signature électronique DocuSign pour la signature de la demande de prêt.

Nous sommes fiers de partager avec vous ce témoignage du Directeur des Systèmes d’Information d'une banque cliente :

"Ce que notre banque a pu réaliser avec DocuSign en 4 jours environ est absolument incroyable et nous a permis d’être agile pour répondre aux exigences en constante évolution de notre programme de prêt. La solution DocuSign que nous avons développée nous permet de traiter des milliers de demandes de prêts de fournir des financements aux petites et moyennes entreprises pour qu'elles puissent conserver leurs employés, effectuer les paies, payer le loyer, etc. Il s'agit de sauver des entreprises et des emplois - nous n'aurions pas pu le faire sans les capacités extraordinaires de la plateforme DocuSign, et sans le soutien important des collaborateurs DocuSign".

Si de nombreuses entreprises ont mis en pause leur processus de recrutement, d'autres embauchent activement pour répondre à la crise. Voici un exemple particulièrement important : pour que des millions de ménages puissent se procurer des produits alimentaires et des fournitures pendant la crise, l'un des plus grands détaillants au monde a embauché et intégré plus de 100 000 collaborateurs dans les magasins et les services en ligne. L'utilisation de la signature électronique DocuSign a permis à ce client de supprimer Presque entièrement l’utilisation de papier dans le processus de recrutement et d’exécuter les contrats via l'appareil mobile du candidat.

Nous avons mis en place un programme similaire pour les services de santé d'un pays européen, qui a eu besoin de recruter rapidement des milliers d'infirmiers et d'assistants médicaux en réponse à la crise.

En plus de soutenir des programmes de recrutement spéciaux, nous aidons les entreprises à digitaliser leurs processus normaux d'embauche et d'intégration, afin qu'ils puissent être effectués à distance. Nous avons aidé nos clients à activer nos intégrations avec des SIRH tels que Workday et SAP SuccessFactors, ainsi qu'avec des systèmes de suivi des candidats comme Greenhouse et Jobvite. 

En réponse aux besoins de télétravail, nous avons soutenu le déploiement de la signature électronique au sein des organisations, permettant à un plus grand nombre de travailleurs à domicile de mener à distance leurs activités qui nécessitent la signature d'accords.

En outre, le travail à distance a entraîné la nécessité de modifier les politiques des ressources humaines et les politiques juridiques, par exemple en ce qui concerne l'utilisation des équipements, le suivi du temps de travail, etc. Ces modifications peuvent nécessiter la signature d'un accord par les employés

Pour remédier à ces situations, nous avons formé les clients à l'envoi groupé, ou envoi en nombre, une fonction de la solution signature électronique DocuSign que de nombreux clients ont déjà intégrée. L'envoi groupé vous permet de télécharger une liste de destinataires qui recevront chacun une version unique et signable d'un document. Par exemple, l'une des plus grandes sociétés de recrutement de professionnels au monde utilise l’envoi groupé pour les mises à jour de sa politique de ressources humaines. D'un simple clic, la société peut diffuser en masse un document à des milliers d'employés, qu’ils peuvent tous signer électroniquement, où qu'ils se trouvent, chaque signature requise étant suivie pour l'audit.

Un autre scénario consiste à prendre en charge les demandes des employés liées au travail à domicile. Par exemple, une agence gouvernementale locale avait besoin d'un moyen pour les collaborateurs de demander et d'assumer la responsabilité des équipements. En réponse, l'agence a déployé un PowerForm de signature électronique. Il permet à un collaborateur de remplir un formulaire, qui génère le document nécessaire, que l'employé peut ensuite signer électroniquement. L'ensemble du processus est en libre-service.

Il est urgent que le corps enseignant continuent à soutenir les étudiants comme ils le font. Voici des exemples de la manière dont nous aidons les établissements d'enseignement au Royaume-Uni :

  • Engagement des étudiants à étudier de manière indépendante
  • Transition des RH de l'école et des opérations commerciales vers le travail à distance
  • Obligation pour l'université de remplir les formulaires légaux et les formulaires "contactez-nous" avec facilité et rapidité
  • Utilisation de la signature électronique DocuSign pour réagir face à l’urgence du COVID-19 et du Registre Académique

Les ONG fournissent des services vitaux aux communautés partout dans le monde. Les populations nécessiteuses sont particulièrement menacées par COVID-19, c'est pourquoi les ONG ne peuvent pas interrompre leur mission.  DocuSign eSignature aide les ONG à fonctionner virtuellement tout en restant conformes aux exigences des donneurs et aux réglementations gouvernementales. Voici quelques exemples :

Aide aux réfugiés. Nous soutenons les initiatives d'une ONG  pour lutter contre la propagation du COVID-19 parmi les réfugiés et les déplacés. Les migrants qui ont besoin d'aide pour se loger, se nourrir, se procurer des documents et subvenir aux besoins de leur famille peuvent signer des documents officiels pour demander de l'aide auprès des travailleurs sociaux. Dans de nombreux cas, nous pouvons tenir compte de leur langue maternelle.

Signature de bail sans contact. Dans l'une des plus grandes villes du monde, nous aidons une ONG à permettre la signature de baux sans contact pour la transition des personnes sans domicile fixe vers un logement permanent.

Mentors à distance. Nous nous occupons des dérogations de consentement pour une nouvelle organisation qui fait se rencontrer des mentors avec des jeunes à risque pour un mentorat à distance pendant le confinement lié au COVID-19.

Demande de subventions. Nous permettons aux ONG de faire des demandes de subventions d'urgence entièrement en ligne, ce qui accélère le processus d'aide aux communautés dans le besoin.

En outre, nous aidons les associations à s'adapter au travail à distance, en utilisant la signature électronique pour les contrats, les formulaires d'emploi, les accords de subvention et bien d'autres documents quotidiens pour les employés et ceux qu'ils aident.

L'un des plus grands assureurs du monde a accéléré le déploiement de la signature électronique pour soutenir les agents, qui travaillent désormais avec les clients à distance. En collaboration avec le bureau du directeur général de l'administration, nous avons contribué à la création de nouveaux modèles de documents communs. Nous avons également défini des parcours d'auto-apprentissage DocuSign University pour former les agents.

Plus généralement, les compagnies d'assurance ont besoin de soutenir le travail à distance dans toutes les fonctions de l'entreprise. Nous les aidons ainsi à étendre la disponibilité de la signature électronique et la formation au sein de leurs organisations.

En France, par exemple, l’organisme de régulation d’une compagnie d’assurance travaille à assouplir certaines de ses règles au regard de la signature électronique afin de permettre à ses clients et ses employés de signer leurs contrats à distance.

Dans de nombreux pays, certaines activités financières font l'objet d'une réglementation particulière. Par exemple, elles peuvent être soumises aux règles de connaissance du client (KYC) et de lutte contre le blanchiment d'argent. Ou, pour d'autres raisons, elles peuvent nécessiter une autorisation spéciale et l'identification des parties. Dans un monde de banques sans succursales, DocuSign aide les banques à soutenir ces activités financières hautement réglementées.

Une solution clé est DocuSign Identify. Elle offre des options pour une meilleure identification des parties à une transaction, y compris la vérification des cartes d'identité avec photo et des cartes d'identité électroniques européennes, le tout à distance. 

Par exemple, nous travaillons avec l'une des plus grandes banques du monde pour numériser ses formulaires de gestion de patrimoine dans un grand nombre de pays. Ces formulaires concernent les transferts et les désignations de bénéficiaires qui peuvent faire l'objet d'une réglementation supplémentaire pour l'identification des parties, avec des spécificités variant selon les pays.

En Allemagne, une société d'investissement professionnelle repense et améliore tous les processus de gestion du patrimoine numérique. Elle a choisi DocuSign comme l'un de ses principaux partenaires, ce qui lui permet de poursuivre ses activités comme si de rien n'était et d'accueillir de nouveaux clients en toute sécurité depuis leur domicile.

Par exemple, un réseau ferroviaire britannique avait besoin d'une solution numérique flexible et d'une piste d'audit claire qui lui permettrait de travailler à distance pendant la durée de COVID-19. Ils s'appuyaient souvent sur des documents à remplir en personne ou par d'autres moyens non électroniques et recherchaient un contrôle centralisé et une transparence entre les comptes. La signature électronique DocuSign les aide à rester en conformité tout en traitant les documents gouvernementaux et en assurant la sécurité des données.

Ce nouveau décret a pour objet "d'adapter le régime d'établissement des actes notariés sur support électronique afin de tenir compte des mesures prises dans le cadre de l'état d'urgence sanitaire, et de l'impossibilité pour les parties de se rendre physiquement chez un notaire". 


Avec DocuSign Identify, comprenant la signature électronique qualifiée à distance, il est possible pour les notaires de faire signer des documents à leurs clients, à distance.

Pour les nombreuses équipes commerciales qui utilisaient déjà DocuSign eSignature, le passage à la vente à distance s'est révélé déjà beaucoup moins compliqués. Pour d'autres, le COVID-19 a apporté de nouveaux défis auxquels nous pouvons les aider à répondre. Par exemple, des concessionnaires automobiles livrent désormais des voitures neuves à des personnes confinées. Alors qu'auparavant, les commerciaux devaient remplir des documents avec le client lors de la livraison, nous avons permis que la signature se fasse numériquement, à distance, à l'avance. Cela permet de se limiter à une simple livraison, soit à partir d'une remorqueuse, soit par un chauffeur qui respecte les règles de non-contamination.

De nombreuses entreprises utilisent la signature électronique pour la vente à distance grâce à notre intégration avec Salesforce. Par exemple, une compagnie d'assurance compte plus d'un millier d'agents qui utilisent Salesforce. Ils font normalement leur travail en tête à tête avec les clients. Mais du fait du COVID-19, la compagnie d'assurance a permis à ses agents de combiner Salesforce et DocuSign eSignature, ce qui leur permet désormais de conclure des affaires et d'aider leurs clients à distance.

Les groupes juridiques d'entreprises sont souvent impliqués dans l'utilisation de DocuSign par d'autres services commerciaux, par exemple lorsque le service juridique doit approuver des modifications à un contrat de vente via DocuSign Negotiate ou DocuSign CLM. Avec le COVID-19, les groupes juridiques adoptent de plus en plus ces outils et la signature électronique pour leur propre travail, comme les accords d'entreprise sur mesure. Par exemple, l'équipe juridique de l'une des plus grandes entreprises technologiques du monde a étendu l'autorisation d'utiliser la signature électronique DocuSign à 50 pays supplémentaires.

En outre, certains de nos clients utilisent notre outil d'analyse des contrats Intelligent Insights pour identifier les risques juridiques liés au COVID-19. Cet outil utilise l'IA pour "comprendre" les concepts juridiques. Par exemple, il dispose de modèles d'apprentissage automatique pour de nombreuses variantes de "force majeure", c'est-à-dire des circonstances imprévues qui pourraient empêcher une partie de remplir ses obligations contractuelles. En réponse au COVID-19, nous avons aidé une grande entreprise de télécommunications à analyser des milliers de contrats de fournisseurs, non seulement pour la force majeure, mais aussi pour des variantes qui faisaient spécifiquement référence à des pandémies, maladies, etc.

Un grand centre de recherche devait recruter des patients touchés par le COVID-19 pour un essai clinique tout en minimisant le risque de contamination entre les patients et le personnel. Nous avons contribué à la mise en place d'une solution grâce à laquelle les patients utilisent leur propre téléphone pour discuter de l'essai avec le coordinateur de l'étude. Toujours sur leur téléphone, les patients utilisent ensuite la signature électronique DocuSign pour signer les formulaires de consentement et d'inscription. 

Nous avons également aidé un grand centre de collecte du sang aux États-Unis à lancer un programme utilisant le plasma de patients ayant récupéré du COVID-19 pour en extraire les anticorps utilisés par les chercheurs en matière de vaccins.

Plus généralement, les entreprises pharmaceutiques et biotechnologiques doivent soutenir le travail à distance dans toutes les fonctions de l'entreprise. En réponse à cette situation, nous aidons à étendre la disponibilité des signatures électroniques et la formation au sein des entreprises.

Par exemple, pour soutenir la continuité des activités dans la période de travail à domicile, l'une des plus grandes sociétés pharmaceutiques du monde a accéléré le déploiement mondial de eSignature et de CLM.

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