Fonctionnalites produit

DocuSign prend en charge quasiment tous les types de fichier de document de la majorité des applications, telles que Microsoft Word, Excel et PowerPoint. Vous pouvez ainsi envoyer pour signature tous vos documents importants. DocuSign reconnaît même les documents PDF et ajoute automatiquement des balises aux champs de formulaires devant être remplis par les signataires. Les formats de fichier .doc, .docx, .pdf, .xls, xlsx et .txt sont notamment pris en charge. Vous pouvez également utiliser la commande d’impression pour envoyer un document à DocuSign depuis plus de 50 000 applications, grâce au pilote d’impression DocuSign.

Lorsque vous téléchargez un fichier PDF, DocuSign reconnaît automatiquement les champs PDF et les convertit en champs du signataire. Cette fonction vous permet de préparer plus rapidement vos documents à faire signer.

Aidez vos clients à signer et parapher aux bons endroits, en quelques secondes seulement. Utilisez des balises standards pour recueillir des signatures, paraphes, noms, postes, noms de société et autres informations utiles ou pour les modifier à des fins spécifiques et les enregistrer comme balises personnalisées afin de les réutiliser ultérieurement. Les signatures, paraphes, noms, postes, noms de société, textes, numéros, devises et notes sont quelques-unes des nombreuses balises disponibles.

Récupérez des documents conservés via les principaux services de stockage dans le Cloud, tels que Google Drive, Dropbox, Box, Evernote, Microsoft Office 365, Microsoft SkyDrive, Egnyte ou encore Citrix ShareFile.

Vous pouvez ancrer des balises et des champs dans certaines lignes de texte afin qu’ils apparaissent automatiquement au bon endroit lorsque vous les insérez dans un document. Les balises ancrées se déplacent avec le texte même si le document est modifié.

Avec PowerForms, vous pouvez générer des documents à signer en libre-service et à la demande. Le temps de préparation des documents est ainsi moindre et les données collectées sont facilement insérées dans les applications existantes.

DocuSign offre des fonctionnalités de formulaire avancées telles que des cases à cocher, des boutons radio, des balises de liste déroulante ainsi que des champs de texte, de chiffres et de devises.

Reliez vos champs à des données provenant d’autres entreprises et services. Les données sont transférées de façon bidirectionnelle entre les systèmes tiers et vos documents.

Afin de réduire les transactions incorrectes, limitez le type de données pouvant être saisies dans un champ. Ainsi, les erreurs de saisie sont plus rares et vous n’avez pas à renvoyer le document. Les valeurs de validation peuvent être du texte, une adresse e-mail, un numéro de téléphone, une date, un code postal à 5 ou 9 chiffres, un numéro de sécurité sociale ou encore le masquage d’une expression régulière.

Automatisez la logique du document grâce aux fonctions avancées de validation des formulaires et des champs de DocuSign. Utilisez les champs conditionnels pour masquer ou afficher les données devant être recueillies en fonction de la réponse que le signataire a saisie dans d'autres champs. Les champs de calcul permettent de calculer les valeurs de façon dynamique en fonction de la saisie dans d'autres champs. Les champs verrouillés protègent les données que vous voulez conserver à l’identique tandis que les champs liés garantissent que les modifications sont appliquées à tous les champs identiques.

Permettez aux signataires en aval de modifier certains champs. DocuSign gère les modifications et demande aux autres parties de parapher le document avant d’accepter une modification. L’historique de la transaction répertorie toutes les modifications finalisées.

DocuSign Connect fonctionne selon un modèle éditeur-abonnement. Cet outil fournit des mises à jour en temps réel du statut du document et des données du formulaire, tout au long des étapes suivies par le document.

Acheminez des documents vers plusieurs utilisateurs via un séquençage en série, parallèle et mixte selon votre processus idéal. Demandez aux différents utilisateurs de signer l'un après l'autre ou autorisez-les à tous signer en même temps.

Préparez des documents pour un envoi rapide grâce à des modèles réutilisables qui enregistrent divers paramètres comme l'emplacement des balises et des champs et le flux de travail. Les modèles normalisent les processus, réduisent le temps de préparation et permettent l'automatisation totale de votre activité.

Envoyez facilement le même document à un grand nombre de destinataires. Il vous suffit d'importer une liste de signataires pour que chacun d'eux reçoive un exemplaire unique à signer.

Définissez les actions de chaque destinataire impliqué dans le flux de travail : signature, modification, demande de pièces jointes au signataire ou simple approbation d’un document. Dans DocuSign, les différents rôles vous permettent de rationaliser votre flux de travail en fonction de vos besoins.

Avec DocuSign, vous bénéficiez d'un contrôle total sur les utilisateurs pouvant voir chaque document. Lorsque vous envoyez plusieurs documents, définissez quels signataires peuvent consulter chaque document et y accéder afin de protéger les informations confidentielles.

Modifiez un document, même s’il n’a pas encore été finalisé. Changez les informations relatives aux destinataires, ajoutez, modifiez ou supprimez des balises, ou ajoutez et supprimez des documents qui ne sont pas encore signés.

Créez des rappels automatisés par e-mail afin de rappeler aux signataires de finaliser le processus de signature et ajoutez des notifications d’échéance pour les transactions ou documents non modifiés qui arrivent à expiration.

L’authentification par e-mail est le mode d’authentification intégré de DocuSign. Il permet de s’assurer que les seuls signataires sont les personnes qui ont accès au compte de messagerie auquel vous avez envoyé une invitation pour le processus de signature.

Pour ouvrir et signer les documents, les signataires doivent fournir un code généré par l'expéditeur.

Envoyez par SMS un code secret à usage unique que les destinataires doivent saisir pour pouvoir accéder aux documents.

DocuSign accepte et enregistre l’authentification effectuée par d’autres systèmes intégrés à DocuSign via des protocoles standard de l’industrie. Vous pouvez configurer l’authentification unique pour qu’elle détecte les domaines de l’adresse e-mail au moment de la connexion et qu’elle vous redirige vers le fournisseur d’identités de votre domaine afin que vous vous authentifiiez.

Pour vérifier les documents et les signer, les signataires doivent appeler un numéro de téléphone et saisir leur nom et un code d’accès.

Les signataires doivent se connecter avec les identifiants d’un compte tiers tel que Salesforce, Google, Yahoo! ou Microsoft.

Pour accéder aux documents, les destinataires doivent répondre à des questions portant sur des points impossibles à deviner, comme une ancienne adresse, la marque du véhicule qu’ils possèdent, etc. Dans le cadre de l’authentification basée sur la connaissance, le service de vérification de l’OFAC (Office of Foreign Assets Control) détermine si le nom d’un signataire figure sur la liste des ressortissants spécialement désignés qui est gérée par l’OFAC. Le système de vérification de l’âge contrôle que l’âge d’un signataire est bien celui saisi et s’assure que le signataire a l’âge requis pour apposer sa signature (valable uniquement aux États-Unis).

Sachez exactement où se trouvait votre client lorsqu’il a signé votre document. DocuSign détermine la position GPS du lieu où se trouvait la personne au moment de signer un document, qu’il ait utilisé un ordinateur personnel ou un terminal mobile.

Avec DocuSign, apposer sa signature est plus rapide, plus sûr et plus accessible qu’avec les méthodes traditionnelles sur papier. En outre, DocuSign garantit un niveau optimal de force exécutoire de la signature électronique. Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes aux États-Unis et dans la plupart des autres pays du monde.

Avec DocuSign, vous pouvez signer un document où que vous soyez et depuis le terminal de votre choix, que vous soyez au bureau ou face à l'autre signataire. La signature peut avoir lieu dans différents environnements configurables.

Que vous utilisiez un iPad, un iPhone ou un appareil Android ou Windows 8, téléchargez notre application facile à utiliser dans laquelle vous pouvez créer des documents, y ajouter des balises, les envoyer et les signer où que vous soyez. Si vous n'avez pas installé l'application mobile DocuSign, vous pouvez quand même signer facilement des documents via votre navigateur Web mobile.

Signez et envoyez des documents via les applications mobiles DocuSign même si vous n’êtes pas connecté. Les documents sont signés et créés, mis en file d’attente, puis synchronisés et envoyés dès que la connectivité est rétablie.

DocuSign prend en charge les signatures numériques à destination des entreprises qui ont besoin de certificats numériques afin de finaliser les transactions électroniques. Pour les clients de l’UE, DocuSign prend actuellement en charge la signature DocuSign Express Digital Signature basée sur le Cloud, les signatures numériques SAFE BioPharma et les signatures et horodatages numériques OpenTrust.

Pour certaines transactions, les destinataires doivent renvoyer un document par télécopie. DocuSign peut vous aider à gérer les signatures et les transactions via tout type d’appareil, y compris les télécopieurs.

Recueillez des données de cartes de crédit, cartes bancaires et ACH se trouvant dans un document et traitez-les via une plateforme de paiement telle que PayPal (disponible uniquement aux États-Unis).

Demandez à un notaire agréé d’apposer électroniquement son sceau notarial sur des documents électroniques lors d’une signature en personne (actuellement disponible uniquement en Caroline du Nord, États-Unis).

Le service eOriginal est un prolongement de DocuSign qui permet de contrôler, gérer et partager des copies de titres négociables faisant autorité, comme des baux et des prêts. Les copies faisant autorité sont uniques, identifiables et inaltérables sans être détectées.

DocuSign suit vos transactions en temps réel ; toutes les signatures, approbations et autres actions effectuées par les destinataires sont enregistrées et accessibles.

Vous pouvez facilement personnaliser, exécuter, exporter et imprimer des rapports sur votre compte. Les rapports DocuSign concernent les documents, les destinataires et l'ensemble de l'activité du compte.

Partagez des données et des statistiques en exportant les données des documents dans un fichier CSV, que ces données proviennent d’un seul champ de données ou de plusieurs documents et PowerForms.

Tous les documents sont scellés numériquement via une technologie standard de l’industrie : l’infrastructure à clés publiques (PKI). Ce sceau de sécurité indique que la signature électronique est valide et que le document n’a pas été falsifié de quelque façon que ce soit depuis qu’il a été téléchargé depuis DocuSign.

Suivez votre document à chaque étape du processus. DocuSign conserve un historique complet et automatisé de chaque activité : affichage, impression, envoi, signature ou refus de signer un document.

Tous les documents DocuSign signés sont fournis avec un certificat de signature qui constitue la preuve du processus de signature auprès de toutes les parties de la transaction. Ce certificat comporte des informations provenant du système de traçabilité, qui permettent d’établir qui a signé quoi, quand et comment.

Configurez et mettez à jour le dossier électronique et les informations relatives aux signatures (anciennement informations relatives aux clients) pour qu’ils soient conformes à la politique de la société et exigez des signataires qu’ils consentent ou consentent à nouveau à l’avis de dossier électronique et d’informations relatives aux signatures.

Spécifiez un filigrane personnalisé afin de différencier les brouillons des documents finalisés. Le filigrane est affiché sur toutes les pages de tous les documents jusqu’à ce que le processus de signature soit terminé.

Si vous travaillez dans un secteur extrêmement réglementé, comme les services financiers, vous pouvez conserver un historique de toutes les transactions en envoyant une copie de tous les e-mails échangés entre votre entreprise et les signataires sur une adresse e-mail sécurisée.

Déterminez la durée de vie de vos documents afin d’appliquer les politiques de l’entreprise en matière de conservation des documents. Supprimez automatiquement les documents après un laps de temps donné et prévenez les utilisateurs avant cette suppression.

Créez et gérez une seule copie d’un document, appelée « copie faisant autorité », qui est unique, identifiable et inaltérable sans être détectée.

Téléchargez des enveloppes, des documents et des données depuis DocuSign afin de les utiliser dans des systèmes externes. DocuSign Retrieve s’exécute sur votre système en tant que requête ponctuelle ou récurrente. Configurez DocuSign Retrieve afin de spécifier le type de fichier et l’emplacement de stockage.

DocuSign est le seul fournisseur de signature électronique qui garantit un taux de disponibilité de 99,99 % depuis plus de cinq ans, soit au total moins d’une heure d’interruption de service non prévue par an.

DocuSign publie et met à jour son statut de disponibilité sur le Trust Center en temps réel ; ainsi, vous savez que le service DocuSign est disponible lorsque vous en avez besoin.

Les statistiques de disponibilité de DocuSign sont mises à jour tous les mois afin de refléter la stabilité des serveurs et de garantir que le statut de DocuSign reste public.

Le DocuSign Trust Center offre des mises à jour et des alertes en cas de maintenance du système, ainsi que d’autres notifications.

Le DocuSign Trust Center fournit des informations sur la façon dont nous protégeons vos données, sur nos certifications et tests, ainsi que des mises à jour et des alertes.

DocuSign utilise les protocoles de chiffrement AES 128 bits et SSL 256 bits pour s’assurer que les documents se trouvant dans le système sont chiffrés en permanence. Toute modification non autorisée apportée au document sous-jacent est détectée et identifiée comme preuve de falsification.

DocuSign peut réattribuer automatiquement votre document à un autre utilisateur après signature dudit document, faisant de cet utilisateur le propriétaire et retirant l’accès à l’expéditeur d'origine.

DocuSign est le seul fournisseur de signature électronique certifié ISO 27001 en tant que système de gestion de la sécurité de l’information (ISMS), c’est-à-dire le niveau de sécurité des informations le plus élevé actuellement disponible dans le monde.

Protégez-vous et protégez les signataires des fraudeurs et des spammeurs. DocuSign s’assure que les utilisateurs peuvent valider les e-mails et les notifications en utilisant un code qui permet d’accéder directement aux documents depuis le site Web de DocuSign.

Vos clients peuvent signer dans leur propre langue grâce à la prise en charge par DocuSign d’options de signature dans 43 langues et la possibilité de demander des signatures en 11 langues.

Le service DocuSign est disponible dans tous les fuseaux horaires. Toutes les transactions sont identifiées par un code horaire universel qui est converti dans le fuseau horaire que vous spécifiez.

DocuSign garantit que toutes les actions sont correctement horodatées grâce à une horloge basée sur serveur qui est synchronisée avec l’horloge atomique du NIST (National Institute of Standards & Technology). De cette manière, vous savez que vos documents et vos journaux de traçabilité sont le plus précis possible.

DocuSign respecte les règles de la sphère de sécurité UE-É.-U. et celles de la sphère de sécurité É.-U.-Suisse telles qu’établies par le ministère du commerce des États-Unis concernant la collecte, l’utilisation et la conservation des données personnelles provenant de Suisse et des pays membres de l’UE.

Ajoutez des utilisateurs et des groupes, puis configurez facilement les autorisations et les privilèges à accorder à chacun.

Contrôlez les paramètres associés au compte de tous les utilisateurs afin de garantir le respect des politiques de votre entreprise.

Assurez-vous que tous les utilisateurs ont des mots de passe forts afin de protéger les informations confidentielles de votre société. Définissez des règles assurant la fiabilité des mots de passe des utilisateurs, comme le nombre de jours avant expiration, le format, etc.

Faites figurer votre marque sur les e-mails et les pages Web que vos destinataires peuvent voir lors du processus de signature des documents. Ajoutez votre logo, modifiez les couleurs et personnalisez le texte et les liens des e-mails.

DocuSign publie à la fois ses API REST et SOAP. Elles sont facilement accessibles pour les développeurs qui souhaitent procéder à des intégrations. Découvrez l’API complète de DocuSign avec nos IODocs interactifs.

Afin de proposer une option d’autorisation d’API supplémentaire aux sociétés nécessitant un niveau de sécurité supérieur dans leurs intégrations personnalisées, DocuSign prend en charge un système de jetons basé sur OAuth2.

Configurez le langage SAML (Security Assertion Markup Language) pour permettre aux utilisateurs de se connecter à DocuSign à l’aide de la fonction d’authentification unique. Une fois que vous êtes connecté via les mesures de sécurité de votre entreprise, vous n’avez pas besoin de vous connecter aussi à DocuSign.

DocuSign offre un environnement Sandbox avancé qui permet de rapidement développer, tester et déployer des applications utilisant ou intégrant la technologie DocuSign.

La prise en charge par DocuSign de la signature intégrée vous permet de créer des expériences de signature pour vos utilisateurs directement dans les applications tierces. Effectuez l’intégralité d’une transaction électronique sans quitter l’application tierce à aucun moment.

Les forfaits d’assistance DocuSign offrent diverses ressources en libre-service ainsi qu’une assistance en direct. Des ressources en ligne, de la documentation et des formations sont mises gratuitement à la disposition de tous les clients. Des niveaux d’assistance payants sont également disponibles.

L’équipe de services professionnels DocuSign a pour mission d’encourager l’adoption du produit, de gérer les risques et d’appliquer les meilleures pratiques à votre solution.

Pour aider les utilisateurs à profiter au mieux de leur investissement dans DocuSign, le système de formations DocuSign propose des cours en ligne via des webinaires, des didacticiels, une certification et bien plus encore.

Le Centre développeur DocuSign est la ressource en ligne consacrée aux outils de développement, à la documentation complète sur les API et à la certification d’intégration.