Modernisez et automatisez vos processus contractuels, de bout-en-bout

Gartner définit la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) comme les « applications utilisées pour la gestion des contrats, de la création à la gestion dans le temps et au renouvellement ou à la résiliation éventuels ». En termes plus simples, la gestion du cycle de vie des contrats fait référence aux méthodes que vous utilisez pour préparer, signer, stocker et exécuter vos accords commerciaux. Prenez connaissance de cet article pour en savoir plus.

Les logiciels de gestion des contrats sont des applications qui aident les entreprises et les services à gérer les contrats plus efficacement. Contrairement aux stratégies de gestion manuelle des documents, les logiciels CLM sont conçus pour vous aider à stocker et à trouver facilement des contrats, des informations sur les fournisseurs, des clauses contractuelles standard et des modèles de contrats.

Selon l’association WCC, le coût d’une gestion inefficace des contrats peut atteindre plus de 9 % du revenu annuel total pour une entreprise. C’est un excellent point de départ pour établir une analyse de rentabilité pour la gestion du cycle de vie des contrats.. Une solution de contrat management efficace peut aider une entreprise à atteindre des résultats commerciaux significatifs, tels que l’accélération de la reconnaissance du revenu, l’augmentation de la productivité des collaborateurs, la réduction des coûts fixes - via la mise en place de capacités et fonctionnalités en libre-service juridiquement conformes pour simplifier la manière de faire des affaires.

Une partie importante de l’analyse des workflows de la gestion des contrats (CLM) consiste à décomposer le cycle de vie du contrat en étapes reconnaissables. Les cinq étapes cruciales du cycle de vie d’un contrat sont la création de contrat, la négociation, l’acheminement, l’approbation/la signature et le stockage.

Selon l’association WCC, le coût d’une gestion inefficace des contrats peut atteindre plus de 9 % du total des revenus annuels d’une organisation. Par ailleurs, le management des contrats est souvent long et opaque, et l’inefficacité supplémentaire de ces processus allonge le délai de rentabilité des contrats. Une gestion inefficace des contrats rend également difficile le suivi du dépassement des contrats fournisseurs dans l’ensemble de l’entreprise. En outre, les processus contractuels sont sujets à l’erreur humaine et introduisent différents types de risques : les contrats entrants peuvent contenir des termes qui font courir un risque élevé à une entreprise, voire bloquer l’avancement d’une affaire. Grâce aux capacités d’IA des contrats et aux analyses, vous pouvez réduire les risques, accélérer les négociations et améliorer les performances de l’équipe.

Une gestion efficace des contrats peut aider les entreprises à gagner du temps et de l’argent, à minimiser les risques et à augmenter le potentiel de vente. La gestion numérique des contrats apporte de nombreux avantages. Elle permet aux entreprises d’obtenir des contrats signés et en cours bien plus rapidement que par le passé, tout en augmentant la visibilité et le suivi des contrats. Il en résulte une amélioration de l’efficacité des processus contractuels, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer le délai de valorisation des contrats de vente. Les logiciels CLM qui exploitent l’IA peuvent également alléger la pression sur le département juridique, vous permettant ainsi de vous concentrer sur des tâches plus intéressantes et productives. Qui plus est, cela peut permettre d’identifier de nouvelles opportunités et de nouveaux risques qui, autrement, seraient passés inaperçus.

Ce qui rend le processus des contrats unique est qu’il implique plusieurs services de l’entreprise. Or, les systèmes utilisés par chacun de ces services sont rarement connectés les uns aux autres. Par exemple, une lettre d’offre RH est initiée dans le SIRH (ou HCM), et avant qu’elle puisse être envoyée, elle doit être approuvée par le service des finances via l’ERP. Et une fois qu’elle est signée, le service informatique doit provisionner le nouvel employé (par exemple, via ServiceNow). Si ces différents systèmes ne sont pas connectés entre eux, cela peut entraîner beaucoup de travail en double (et un risque d’erreur), car les informations des contrats sont réintroduites dans chaque système. Le logiciel DocuSign CLM s’intègre aux applications que vous utilisez déjà, telles que Salesforce, Coupa ou SAP Ariba. En savoir plus.

Avec DocuSign CLM, vous pouvez stocker, étiqueter et organiser les contrats en un seul endroit consultable, conçu spécialement pour tous les accords. Il est ainsi plus facile de localiser rapidement les accords existants, d’établir des rapports d’état et d’extraire des informations pour réduire les risques et améliorer la fonction commerciale.

Une fois qu’un contrat est généré, des changements ou des modifications doivent souvent être apportés dans le cadre du processus de négociation du contrat, avant que la version finale ne soit prête à être signée : c’est le processus de révision en rouge du contrat. L’objectif est de produire un document final qui satisfasse toutes les parties. Le terme « redlining » vient de l’ancienne manière de procéder pour modifier les contrats : manuellement, à l’aide d’un bic rouge sur le papier.

Un logiciel de contract management tel que DocuSign CLM vous permet d’envoyer des contrats pour révision, de suivre les modifications sur plusieurs versions et de conserver un dossier d’audit indiquant qui a fait quoi et quand. Il vous aide également à stocker, étiqueter et organiser tous les contrats dans un endroit unique et consultable, avec des contrôles d’autorisations granulaires. Avec un logiciel CLM performant, vous pouvez créer des rapports sur les workflows et les contrats pour découvrir des informations et surveiller l’ensemble des processus contractuels.