Pourquoi passer à l’électronique pour vos lettres recommandées ?

Plus de 200 millions de lettres recommandées AR s’échangent chaque année en France. La mise en application du décret de février 2011 autorise l’envoi de courriers recommandés avec AR par voie électronique. Outre le côté légal, la lettre recommandée électronique vous permet de réduire les coûts d’envoi de plus de 30%, d’améliorer l’efficacité des processus contractuels et de contribuer à protéger l’environnement (plus de papier, de frais de stockage ou de transport)

Dématérialiser l’envoi de ses courriers recommandés : simple et efficace

DocuSign Registered Delivery est un service d’envoi de lettres recommandées électroniques pour les professionnels. DocuSign Registered Delivery permet l’acheminement instantané de vos courriers RAR à vos correspondants avec preuves électroniques de dépôt et de retrait. Pour envoyer des lettres recommandées, il vous suffit de télécharger les fichiers à envoyer et de renseigner les coordonnées du destinataire. Pour recevoir, il vous suffit de cliquer et sur un lien et de confirmer votre identité pour attester de sa réception.

 


 

Les points forts de l’offre DocuSign Registered Delivery

 

Simplicité et mobilité

Simple, rapide et intuitif : Une interface sécurisée et intuitive vous permet d’accéder à l’ensemble des fonctions sans formation préalable. Compatible avec la majeure partie des navigateurs Web Windows, MacOS, Linux ou smartphones.

 

DocuSign, tiers de confiance

Nous garantissons de bout en bout la validité légale du processus de remise du courrier et l’intégrité des contenus transmis aux destinataires.

 

Un service clé en main

Sans aucun impact sur le poste utilisateur, notre service de lettre recommandée électronique est utilisable sans délai ni coûts internes. DocuSign se charge d’opérer le service pour votre compte et vous en garantit la disponibilité 24h/24 et 7j/7.

 

Solution ouverte

Grâce à ses APIs, DocuSign Registered Delivery est une offre conçue pour être facilement intégrable dans d’autres solutions et donc pour vous permettre d’automatiser les envois de courrier recommandée directement depuis vos applications métier.

 

 

FAQ

Qu’est-ce qu’un courrier recommandé électronique et quelle est sa valeur juridique en France?

Un courrier recommandé électronique, au sens de la loi, est un service rendu par un Tiers de Confiance – qu’on appelle aussi Tiers d’Acheminement – qui permet de prouver qu’un contenu a bien été échangé entre 2 parties. Il apporte en particulier :

  • La preuve du dépôt du courrier par l’expéditeur au Tiers d’Acheminement
  • La preuve de consentement par le destinataire à recevoir le courrier
  • La preuve d’envoi – ou preuve de remise – au destinataire dudit courrier une fois qu’il a accepté de le recevoir

Ces preuves sont constituées et conservées par le Tiers d’Acheminement de manière électronique et protègent ainsi les 2 parties en garantissant la traçabilité de l’échange. Lorsqu’il est utilisé à des fins de conclusion ou d’exécution d’un contrat (quelle que soit sa nature), le courrier recommandé électronique a la même valeur que le courrier recommandé classique (code civil art. 1369-8, et décret n° 2011-144 du 2 février 2011 relatif à l’envoi d’une lettre recommandée par courrier électronique). Il peut donc être utilisé à titre de preuve dans tous les cas d’échange de document par voie numérique.

En quoi la lettre recommandée électronique est-elle plus fiable que le pli RAR classique ?

Avec le courrier RAR électronique, plus de contestation possible sur l’authenticité des contenus transmis, ni de falsification permise : des empreintes électroniques vous protègent. Des moyens cryptographiques permettent à tout moment de vérifier que les contenus que vous aviez transmis sont exactement ceux qui furent remis à vos correspondants. Il est impossible de prétendre avoir reçu une enveloppe vide ou un autre document, n’est–ce pas un réel avantage ?

Quelles sont les garanties apportées par l’offre DocuSign Registered Delivery?

DocuSign France, opérateur du service et tiers de confiance certifié (ETSI TS 101 456) garantit la validité des signatures électroniques apposées sur les preuves ainsi que l’intégrité des contenus transmis sous forme de courrier RAR tout électronique. Les preuves électroniques générées par DocuSign Registered Delivery lors des opérations de dépôt, d’acceptation et de remise d’un courrier recommandé tout électronique constituent des preuves opposables attestant des différentes étapes du processus de remise du pli.

Quand j’envoie un pli RAR électronique, comment mes destinataires sont- ils prévenus et suis-je moi-même informé de la réception ?

DocuSign Registered Delivery dispose d’un système de notifications très complet qui répond à ces besoins. L’émetteur d’un pli RAR peut suivre l’état de son envoi recommandé et savoir si son correspondant l’a accepté – ou refusé. Il reçoit un email de notification à chaque évènement significatif (dépôt d’un nouveau courrier, acceptation/refus, téléchargement, expiration, etc.).

Y-a-t-il un carnet d’adresses dans votre solution?

Oui, le carnet d’adresses collecte automatiquement les adresses lors des envois à de nouveaux destinataires. En complément, il est possible de créer des groupes de contacts afin de créer des listes d’envois RAR groupés

Et si j’ai plusieurs fichiers à envoyer en RAR à un même correspondant ?

Aucun problème, vous pouvez envoyer dans une même enveloppe RAR autant de fichiers que nécessaire dans la limite de 50 Mo, et ceci sans aucun surcoût. Le bordereau de remise que nous vous transmettons après le retrait par votre correspondant contient le détail des pièces jointes qu’il a effectivement téléchargées.

Comment la traçabilité des échanges est-elle gérée ?

Votre compte conserve l’intégralité de l’historique de vos envois et les recherches peuvent être restreintes aux plages temporelles de votre choix. Cette fonctionnalité assure un suivi efficace de vos courriers RAR électroniques transmis et permet un accès immédiat aux preuves en cas de besoin (recours, litige, contestation etc.)

Comment automatiser les envois recommandés dans les traitements par lots de nos applications informatiques ?

Pour simplifier les traitements et envois automatiques, notre service de gestion de lettre recommandées électroniques dispose d’une puissante interface de programmation (API) que vous pouvez facilement intégrer à vos applications afin de leur permettre de piloter elles-mêmes -et selon leur propre logique de contrôle- les envois de courriers recommandés AR.

Quelle est la tarification de ce service ?

Avec nos packs destinés aux petites entreprises, aux grandes entreprises et permettant l’envoi de courriers automatiques, DocuSign possède forcément la réponse à votre besoin d’envois de courriers recommandés. Quelle que soit la formule, pas de loyer, vous achetez des packs de lettres en fonction de vos besoins.