La signature électronique en toute simplicité avec DocuSign

Qu'est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique (dite aussi signature numérique) est un processus, utilisant des mécanismes de cryptologie, permettant de garantir l'intégrité d'un document électronique et d'en authentifier l'auteur, par analogie avec la signature manuscrite d'un document papier. Les signatures électroniques ont une valeur légale dans la majorité des cas dans la majorité des pays du monde entier. En Europe c’est le règlement eIDAS qui règlemente les différents types de signatures et leur usage. De plus en plus de sociétés dématérialisent leurs parcours de signature, par exemple, leurs contrats commerciaux, leurs contrats fournisseurs, documents RH, validations internes...

Les signatures électroniques que vous proposez sont-elles basées sur des certificats numériques ?

Toutes nos transactions sont chiffrées et sécurisées grâce aux certificats électroniques. Il s’agit de certificats organisme pour les signatures dites « simples » et de certificats personnels pour les signatures dites « avancées » (AES) ou « qualifiées » (QES). Une authentification (OTP/SMS, code d’identification ou login) est réalisée pour chaque signataire. Une fois le signataire authentifié, l’infrastructure de signature génère une clé privée dans un dispositif matériel sécurisé (HSM) et un certificat au nom du signataire. Ce certificat personnel à usage unique est alors utilisé pour réaliser la signature cryptographique insérée dans le document. Il est important de comprendre que la solution DocuSign, à différence d’autres solutions concurrentes, ne nécessite pas que les signataires possèdent au préalable un certificat de signature. Chez nous c’est le système qui lui crée à la volée, de façon complètement transparente pour l’utilisateur.

Comment fonctionne la signature cloud ?

Beaucoup de personnes encore aujourd’hui associent la signature électronique à des clés USB. Historiquement il fallait avoir une clé de signature pour signer électroniquement un document à partir de son PC. Aujourd’hui, grâce aux avancées de la technologie et du monde du cloud, n’importe qui peut signer un document en tout lieu, à tout moment, sur tous les appareils grâce à des solution cloud comme Docusign Signature ou DocuSign Protect&Sign. C’est vraiment plus simple pour le signataire mais aussi pour la personne qui envoie le document à signer car elle ne doit plus se soucier de savoir si son signataire est en possession d’une clé de signature ou pas. Au cas où votre cas d’usage requiert de signer par clés USB sachez que DocuSign commercialise aussi une gamme complète de clés de signature électronique – il s’agit de notre offre K.Sign.

Proposez-vous plusieurs offres de signature numérique ?

Les usages de cette technologie sont tellement divers et variés que nous proposons plusieurs offres pour mieux répondre aux différents besoins. Nos offres s’articulent autour de deux gammes de produits, DocuSign Signature et Protect & Sign. Avec son interface utilisateur simple, sa grande flexibilité dans les workflows gérés et le respect des contraintes européennes, DocuSign Signature est notre offre phare. C'est d'ailleurs la solution de signature électronique la plus vendue au monde ! DocuSign Appliance est une offre de cloud hybride. Vous pouvez choisir d'héberger les certificats de signature dans votre propre datacenter derrière vos firewalls. Protect & Sign est une offre de signature prévue pour de gros déploiements, plutôt dans le monde BtoC. K.Sign est une offre de certificats RGS (software ou hardware) utilisables entre autres pour des besoins de signature en local sur votre PC.

Comment les destinataires signent-ils électroniquement les documents avec DocuSign ?

Le destinataire d'un document n'a pas besoin d'être client DocuSign ou d'installer un quelconque élément sur son appareil. Il lui suffit de cliquer sur le lien pour ouvrir les documents proposés. Des balises et des instructions simples guident l'utilisateur tout au long du processus de signature.

Les signatures de DocuSign sont-elles sécurisées ?

DocuSign respecte les meilleures pratiques existantes concernant la sécurisation de vos données et de vos transactions. Chaque signature numérique est unique, documentable, chiffrée et infalsifiable. DocuSign garantit la confidentialité de toutes les transactions et la protection des données clients. 

Puis-je signer électroniquement sur mon smartphone ou ma tablette ?

Grâce à l'application mobile de DocuSign, vous pouvez préparer et envoyer des documents à signer, les signer vous-même ou les faire signer en face-à-face. Vous pouvez suivre en temps réel le statut de vos documents sur votre ordinateur, smartphone ou tablette. Les apps mobiles de DocuSign sont d'ailleurs disponibles dans le monde entier sur l'iOS App Store d'Apple, Google Play, Windows Phone et les boutiques Windows. Téléchargez votre apps dès maintenant.

Les signatures numériques de DocuSign ont-elles une valeur légale ?

Nous proposons un service certifié, qui répond à un cadre juridique éprouvé et conforme aux plus hautes normes et standards Européen. Nos signatures avec certificat respectent les exigences de la « Signature Avancée » et même de la « Signature Qualifiée » du règlement européen eIDAS.

Comment DocuSign facture-t-elle les utilisateurs ?

La signature de documents est toujours gratuite. DocuSign facture en revanche l'utilisation de fonctions comme la signature d'autres personnes, la personnalisation graphique, l'authentification du signataire, etc. Voir nos forfaits et fonctionnalités pour l’offre DocuSign Signature. Nous contacter pour les autres offres.

Les signatures électroniques de DocuSign sont-elles disponibles et valides en dehors de France ?

DocuSign constitue la norme mondiale en matière de gestion des transactions numériques avec plus de 85 millions d'utilisateurs dans 188 pays répartis dans le monde entier. Vous pouvez signer vos documents là où vous conduisent vos activités, tout en étant sûrs que vos signatures sont légales  et valides dans le temps.

Quelle est la position de DocuSign vis-à-vis des réglementations européennes telles que le transfert de données hors UE ?

L'activité en France et en Europe est gérée par DocuSign France. Nous sommes une société de droit français. Nos activités et infrastructures sont conformes à la législation française et européenne en matière de protection des données personnelles et sont soumises à nos Règles Contraignantes d'Entreprise (Binding Corporate Rules) (BCRs) qui ont été approuvées par les autorités de protection des données.

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) n'interdit pas les transferts de données personnelles en dehors de l'Espace économique européen (EEE), mais il existe des exigences auxquelles une organisation doit se conformer pour le faire en tout légalité. Il existe des méthodes ou des mécanismes définis par la Commission européenne comme étant des "garanties appropriées" pour les données à caractère personnel transférées en dehors de l'UE, y compris les BCRs. DocuSign a reçu l'approbation des autorités de protection des données dans l'UE pour ses BCR en tant que responsable de traitement de données et en tant que sous-traitant de traitement de données.

Qu'est-ce que le DTM ?

La gestion de transactions numériques (DTM) est un ensemble de services en ligne qui permet aux entreprises de gérer numériquement les transactions basées sur des documents. Le DTM, basé sur une norme appelée xDTM, rationalise les opérations et améliore le retour sur investissement. DocuSign est adepte de la norme xDTM sur la gestion des transactions dans un monde ouvert numériquement où les clients et les entreprises peuvent réaliser des transactions en ligne sans risquer d'être confrontés à des technologies non compatibles.