AstraZeneca distribue des traitements vitaux plus rapidement grâce à la signature électronique DocuSign

L'une des trois priorités stratégiques d'AstraZeneca est "d'accélérer la science innovante". Pour cette société biopharmaceutique de 26 milliards de dollars et ses 57 000 employés, cela signifie un développement plus rapide de médicaments sur ordonnance susceptibles de changer la vie des patients. Selon Dave Smoley, directeur de l'information d'AstraZeneca, la mise sur le marché plus rapide d'un produit ne se traduit pas seulement par une augmentation des revenus de plusieurs dizaines de millions de dollars, mais aussi par la fourniture plus rapide aux patients des traitements essentiels dont ils ont besoin. Un élément clé de l'accélération de l'innovation, selon AstraZeneca, est l'utilisation de la technologie numérique pour "permettre de nouvelles perspectives, des processus accélérés et une meilleure expérience du patient."

Ainsi, dès 2014, AstraZeneca s'est lancé dans une initiative de transformation, identifiant les processus obsolètes au sein de l'entreprise qui avaient besoin d'une transformation numérique. Cependant, pour obtenir l'adhésion et l'adoption de l'ensemble de l'organisation, AstraZeneca a décidé de commencer petit et d'utiliser DocuSign eSignature pour numériser un seul processus d'approvisionnement critique : l'obtention de signatures sur les formulaires de demande de fournisseurs. Le succès de ce premier cas d'utilisation a conduit à la création d'un Centre d'excellence DocuSign qui a permis à AstraZeneca d'étendre l'utilisation de DocuSign eSignature aux départements des ressources humaines, des achats et des ventes.

Développer une approche plus moderne des accords

Avant d'aller de l'avant avec DocuSign, AstraZeneca devait évaluer non seulement comment eSignature pouvait améliorer son flux de travail et assurer un retour sur investissement, mais aussi si elle pouvait satisfaire aux exigences réglementaires strictes du secteur de la santé. À cette fin, AstraZeneca a fait appel au programme CSA (Customer Success Architect) de DocuSign, ainsi qu'aux services de validation de la Partie 11, une exigence réglementaire de la FDA, par USDM Life Sciences, un partenaire de DocuSign. 

Après avoir confirmé que DocuSign répondait à ses exigences en matière de sécurité, de confidentialité et de conformité, le CSA d'AstraZeneca a aidé à définir un ensemble de cas d'utilisation qui donneraient les meilleurs résultats, en commençant par la numérisation des formulaires des fournisseurs pour son service d'approvisionnement.

L'entreprise a rapidement commencé à voir des résultats. En numérisant les accords avec les fournisseurs et en s'appuyant sur des signatures électroniques plutôt que sur des documents signés par voie humide, AstraZeneca a considérablement réduit le temps nécessaire à la conclusion des contrats. Grâce à la signature électronique, 85 % de ses accords sont désormais signés en moins d'un jour, un processus qui prenait auparavant des jours ou des semaines. 

"Nous sommes très axés sur la rapidité et DocuSign eSignature est un produit qui nous permet de gagner du temps", a déclaré M. Smoley. 

Et comme les accords ont été signés plus rapidement et de manière plus simple, l'expérience client s'est améliorée - l'entreprise a constaté une augmentation de 16 % des scores de satisfaction client.  "AstraZeneca a simplifié les opérations cliniques, diminué les coûts de développement et réduit les risques liés à la sécurité et à la conformité afin de commercialiser les traitements plus rapidement et plus efficacement", a déclaré M. Smoley.

Étendre l'utilisation de la signature électronique et assurer un succès à long terme

Après l'intégration réussie de DocuSign eSignature dans le service des achats d'AstraZeneca, la société a vu l'opportunité d'étendre son utilisation à l'ensemble de l'organisation. 

Pour accélérer l'adoption en interne, AstraZeneca a mis en place un Centre d'excellence DocuSign, une structure de gouvernance centrale chargée de gérer l'utilisation de DocuSign, de former et de fournir un accès aux employés, de fournir une assistance pour le développement de nouveaux cas d'utilisation et de suivre le retour sur investissement du projet.

AstraZeneca a également créé deux nouveaux rôles : un chef de projet et un responsable de service. Le chef de projet a suivi une formation DocuSign pour obtenir la certification CSA et devenir un expert interne d'eSignature, capable d'identifier les cas d'utilisation prometteurs et d'aider les nouveaux utilisateurs à démarrer. Pendant ce temps, le responsable du service est devenu un gestionnaire de flux de travail certifié, chargé de former les autres membres de l'organisation à la fourniture d'une assistance DocuSign. 

Grâce à ses efforts pour rendre DocuSign eSignature accessible et utile à sa vaste équipe, AstraZeneca a réussi à déployer eSignature auprès de ses équipes de RH et de vente, en plus de l'approvisionnement, et continue de constater des résultats prometteurs. Grâce au solide écosystème de partenaires de DocuSign et aux API flexibles, AstraZeneca peut intégrer DocuSign eSignature aux investissements technologiques existants, ce qui permet à l'entreprise d'améliorer l'expérience des parties prenantes internes et externes.