Voodoo est une société française créée en 2013 mais qui a connu une hyper-croissance à partir de 2018. Leader mondial du jeu vidéo sur mobile, la société s’est spécialisée dans l' “hyper casual gaming”, les mini jeux vidéo qui se jouent sur des sessions courtes de 2 à 5 minutes.
La société qui comptait des effectifs d’une centaine de personnes à la fin 2019 est passée à plus de 300 personnes à la fin 2020. Une croissance extrêmement rapide qui a demandé des ajustements importants pour être soutenue.
Ludovic Bergès, Head of employee relations and people development chez Voodoo explique :
“Nous avions besoin d’avancer vite dans nos recrutements, avec des populations situées aux quatre coins du monde. Faire signer des documents physiques par FedEx était impensable et attendre des délais postaux l’était encore moins. Par ailleurs, nous sommes dans une industrie digitale et nous avons une culture ‘paperless' ".
La rencontre avec DocuSign s’est faite en 2019. Et très rapidement, l’utilisation de la signature électronique s’est imposée comme une évidence, en premier lieu pour des usages RH, puis s’est étendue au-delà. Mais c’est avec l’arrivée de la pandémie et le premier confinement début 2020 que la solution est montée en puissance. Ludovic Bergès raconte :
“A partir de février 2020, dans un contexte de pandémie mondiale, nous avons augmenté notre utilisation de DocuSign de manière exponentielle et nous l’avons généralisée. Pour le versant RH, tous les contrats de travail, les avenants, les documents en tout genre, les attestations sont passés sur DocuSign”.
Avant DocuSign et la signature électronique, un autre monde...
Ludovic se souvient d’une autre époque. Celle d’avant la dématérialisation des contrats et l'avènement de la signature électronique :
“En fait, c'était très lourd sur le plan administratif et extrêmement chronophage. Certains documents étaient parfois difficiles à retrouver car il n’avaient pas été bien archivés et surtout ils n’étaient pas accessibles à distance – ce qui peut être réellement problématique en période de confinement ou avec la généralisation du travail à distance”
Une adoption rapide et naturelle
Depuis, tout a changé. Dans une boîte à la culture profondément digitale, le choix de DocuSign s’est imposé naturellement. Dès sa mise en place, la solution a été largement utilisée par les équipes :
“Nous avons mis en place des mini campagnes de formation avec les équipes de DocuSign. Mais sincèrement, l’outil est tellement intuitif que les bonnes pratiques se sont imposées d’elles-mêmes".
L’usage de la signature électronique n’a eu de cesse de se développer au sein de Voodoo. Ludovic explique :
“Aujourd’hui nos équipes Publishing ont une utilisation encore plus importante que les équipes RH. Certes nous embauchons beaucoup, mais nous travaillons également avec plusieurs centaines de studios à travers le monde. Nous avons des contrats de partenariat avec tous ces studios qui sont entièrement sur DocuSign.”
L’utilisation de la solution est aujourd’hui de plus en plus avancée et de plus en plus intégrée. Par exemple, dans les équipes RH, l'utilisation de la signature conditionnée à l’ajout de pièces jointes obligatoires est désormais devenue la norme. L’intégration directe aux outils RH est prévue pour 2021 et les équipes commerciales suivent le même chemin.
Voodoo poursuit son développement avec l'ouverture de bureaux à Singapour, à Tokyo et à Shanghaï en fin d’année 2020 et l’utilisation d’une solution de signature électronique globale est encore plus pertinente. Pour Ludovic un retour en arrière semble impossible. Il raconte :
“On a récemment embauché un salarié aux Philippines. Entre les problématiques d'immigration et la Covid, nous avons eu un gros travail administratif à gérer. Il y a deux ans, cela nous aurait pris plusieurs semaines. Aujourd'hui, tout s'est fait en à peine quelques jours.”