La croissance stratégique du département RH de Facebook

La croissance de Facebook a été tout simplement extraordinaire : entre 2012 et 2020, les utilisateurs actifs mensuels de la plateforme sociale sont passés de 1 milliard à plus de 2,7 milliards. Pendant cette période de croissance, l'équipe RH de Facebook a soutenu des périodes d'embauche et d'intégration intenses, avec une moyenne de 50 employés rejoignant l'entreprise par semaine par le biais d'embauches traditionnelles et d'acquisitions. Alors que Facebook continuait à se développer pour atteindre sa taille actuelle de 50 000 employés, l'équipe RH savait que la transformation de son processus d'accueil avec une solution de gestion des documents numériques augmenterait son efficacité et lui permettrait de jouer un rôle beaucoup plus stratégique dans la croissance de l'entreprise.

Facebook avait trois objectifs principaux dans sa recherche d'une solution de gestion de documents : Tout d'abord, l'équipe RH devait réduire le temps consacré à l'accueil des nouveaux employés. Elle consacrait trois jours sur cinq à l'onboarding par semaine, ce qui réduisait considérablement l'attention accordée aux employés vétérans et aux autres responsabilités RH. Ensuite, ils voulaient une meilleure expérience pour les nouveaux employés et les partenaires avec un processus d'intégration simplifié et automatisé, de la lettre d'offre à leur premier jour de travail. Enfin, en tant que l'une des plus grandes et des plus importantes entreprises technologiques au monde, Facebook savait qu'il était temps de passer au numérique et au zéro papier. Pour rationaliser cette transition et améliorer son processus d'intégration, Facebook a choisi DocuSign CLM. 

Une intégration plus rapide des employés grâce à la sauvegarde de documents dans le Cloud 

Avant DocuSign CLM, le service des ressources humaines traitait les documents manuellement, ce qui allongeait le processus d'intégration pour tous. Ces flux de travail inefficaces laissaient moins de temps aux nouveaux employés pour se familiariser avec l'entreprise et leur nouveau poste, et moins d'heures que les employés actuels des RH pouvaient consacrer à d'autres responsabilités. 

Grâce à DocuSign, les employés des RH ont récupéré des heures de travail car le processus d'accueil a été entièrement automatisé. Facebook a mis en œuvre DocuSign CLM aux États-Unis en moins de quatre semaines, ce qui comprenait la numérisation de plus de 200 000 dossiers et documents papier. Dès la première semaine d'activation, l'équipe des RH de Facebook a pu économiser 20 heures de gestion des dossiers papier, ce qui équivaut à un retour sur investissement de 100 %.

Intégration, précision et conformité

Avant de mettre en œuvre DocuSign CLM, les employés des RH de Facebook devaient remettre en main propre les lettres d'offre et les formulaires fiscaux au service des salaires. Cette étape manuelle supplémentaire ralentissait le processus d'embauche et créait des problèmes d'audit et de conformité. Le service des ressources humaines était souvent confronté à des erreurs dans les documents, comme des champs manquants ou des incohérences entre les régions du monde. 

Grâce à l'intégration complète des flux de travail automatisés de DocuSign CLM à Salesforce, Workday et ADP, les documents d'embauche de Facebook sont désormais acheminés entre les nouveaux employés et leur représentant des RH, éliminant ainsi l'ancien système papier. Les formulaires DocuSign CLM sont désormais utilisés pour automatiser le dépôt direct, les impôts et d'autres documents RH. Les documents relatifs aux nouvelles recrues et les lettres d'offre sont immédiatement générés à partir de Workday et peuvent être signés via une signature électronique. Une fois que les lettres d'offre signées sont reçues, les nouveaux employés reçoivent un lien vers le portail RH où ils peuvent se connecter et remplir numériquement tous les documents requis, qui sont ensuite acheminés directement vers le service concerné. 

Après le succès du déploiement de la solution CLM aux États-Unis,  la région EMEA et les autres régions du monde ont rapidement suivi et le temps économisé par l'équipe RH de Facebook a rapidement augmenté pour atteindre plus de 40 heures par semaine. Grâce à DocuSign CLM, l'équipe des RH peut se concentrer sur d'autres tâches stratégiques, les nouvelles recrues sont plus facilement intégrées et Facebook peut continuer à faire évoluer efficacement sa main-d'œuvre mondiale.