Aujourd'hui, l'automatisation des contrats avec DocuSign est la norme dans les secteurs du recrutement, des achats, des ventes, du droit et de la gestion : avec par exemple l'enregistrement et la distribution officiels des procès-verbaux des conseils d'administration.
Nous nous penchons sur l'un d'entre eux : le service de recrutement. Il gère une bibliothèque de 10 contrats de travail qui sont intégrés dans CLM. Lors de la création de contrats d'embauche, les demandeurs suivent un flux de travail intuitif qui sélectionne le contrat qui leur convient et les guide dans son exécution. Auparavant, ils auraient dû examiner, sélectionner et adapter manuellement un modèle parmi toutes les options disponibles.
Automatisation de la clôture des ventes
Pour les ventes, la proposition d'automatisation est tout aussi convaincante. En général, lorsqu'un vendeur a atteint le stade du contrat avec un prospect, il se rend dans l'enregistrement de l'opportunité dans Salesforce et clique sur un bouton personnalisé intitulé "Générer un document". Il se voit alors proposer un certain nombre de documents de départ, comme un accord de confidentialité ou un accord de services de paiement. Pour un contrat de vente, les équipes peuvent alors cliquer pour choisir s'ils négocient un accord de revenu mensuel récurrent (MRR) ou une valeur contractuelle annuelle (ACV). Ils naviguent également à travers un certain nombre d'autres sélections, comme le pays de facturation.
Les champs qu'ils remplissent au cours de ce processus alimentent les clauses de repli du contrat : des clauses juridiques pré-écrites et approuvées qui sont incluses dans le document si des conditions prédéfinies sont remplies.
Améliorer les perspectives des juristes
"Cette solution a permis d'économiser un nombre incalculable d'heures de travail juridique lors de la conclusion de ventes", explique M. Badr. "Il n'est plus nécessaire que le service juridique soit directement impliqué dans jusqu'à 90 % des opérations de vente. DocuSign CLM nous permet d'automatiser l'approbation des processus répétitifs, en ne faisant intervenir le service juridique qu'en cas de besoin", ajoute-t-il, soulignant que cela crée un environnement de carrière plus attrayant pour les juristes qui, débarrassés de l'administration, peuvent "s'attaquer" à des projets plus intéressants.
Automatisation des approbations
DocuSign CLM prend également en charge un flux de travail automatisé d'approbation des contrats élaboré par l'équipe de GoCardless. Par exemple, si un vendeur souhaite modifier la clause de limitation de responsabilité dans le contrat, la demande est généralement acheminée automatiquement à son directeur commercial pour approbation. Cependant, les écarts importants par rapport à la clause standard de limitation de responsabilité sont immédiatement acheminés vers le CRO (Chief Revenue Officer) pour approbation. Ce n'est qu'une fois que tous les éléments commerciaux du contrat sont approuvés qu'il est transmis au service juridique pour approbation, puis transféré dans DocuSign pour signature par GoCardless et le commerçant. Ce flux de travail favorise la standardisation des processus, ce qui renforce l'efficacité de l'automatisation.
L'uniformité s'avère être une grande victoire pour l'équipe de transformation numérique de GoCardless. "Les avocats ne s'opposent pas aux changements, seulement aux changements incontrôlés qui entraînent des risques", déclare Badr. "L'automatisation du cycle de vie des contrats dans DocuSign élimine ces risques. Elle supprime également tout manque de clarté sur le statut des accords, ce qui rend l'entreprise plus prévisible."
Améliorer l'expérience client
Du point de vue des clients de GoCardless (ses commerçants), le fait d'avoir DocuSign en arrière-plan leur facilite grandement la vie en termes de rapidité de conclusion d'un accord et de simplicité de l'opération par voie électronique. L'impact se traduit par de meilleures relations entre les représentants commerciaux et leurs clients.
Mais, en fin de compte, la plus grande valeur réside dans le gain de parts de marché. "Nous sommes passés de la phase de démarrage à la phase d'expansion, et pas seulement sur un marché, mais sur plusieurs. Nous devions trouver un moyen d'accélérer le chiffre d'affaires pour faire ce saut et l'automatisation des contrats dans DocuSign nous y aide", déclare Rezaiezadeh.