Celonis a transformé la gestion de ses contrats en déployant DocuSign CLM et DocuSign eSignature. Grâce à ces solutions, l’entreprise pu centraliser toute sa documentation, améliorant ainsi la visibilité et le reporting. Ces solutions ont également permis de simplifier les workflows, renforcer la sécurité tout en réduisant les tâches manuelles liées à la gestion des contrats. Par conséquent, les délais de traitement des contrats ont été réduits, et Celonis a pu optimiser sa réponse aux exigences en matière de durabilité, tout en offrant une expérience client plus intelligente et plus fluide.
Celonis est le leader mondial de l'exploration des processus. Elle permet aux entreprises d'optimiser leurs processus, d'accroître leurs performances opérationnelles, en s'appuyant entièrement sur les données de leur système existant. Créée en 2011, elle compte aujourd’hui plus de 3 000 employés répartis dans 20 bureaux à travers le monde, répondant aux besoins des entreprises clientes, quel que soit leur secteur d'activité.
Celonis se concentre sur la simplicité, la durabilité et la création de valeur pour ses clients. Pour aider ses clients à exploiter leur potentiel technologique, Celonis a identifié la nécessité de transformer ses propres processus numériques. En utilisant la suite de produits DocuSign, dont DocuSign CLM et DocuSign eSignature pour Salesforce, elle a simplifié la gestion de ses contrats, de leur préparation à leur signature, réduisant ainsi les pertes, tout en centralisant l'ensemble de la documentation pour une meilleure visibilité.
Créer une expérience utilisateur fluide avec DocuSign CLM
Comme toute entreprise, Celonis a parfois besoin de modifier des contrats, des accords de confidentialité et tous types de documents relatifs à ses employés. Cependant, avant le déploiement de DocuSign CLM, l'organisation utilisait diverses méthodes, que ce soit des documents papier signés de manière traditionnelle, ou encore l’envoi de contrats par mail. Tout cela se traduisait par une approche destructurée du stockage des documents, pour les versions papiers comme pour les e-mails.
Cette approche obsolète du traitement des contrats empêchait l'entreprise de mesurer ou de suivre clairement le nombre de contrats en cours de traitement. Cela limitait également le contrôle de la progression des contrats, ce qui entraînait des processus répétitifs et coûteux en temps au sein de Celonis.
Le fait de pouvoir intégrer DocuSign CLM à d'autres outils a été l'un des éléments clés du choix de Celonis. « Nos équipes commerciales réalisent des centaines de procédures générant une grande quantité de données », explique Denisa Cekrezi, responsable des systèmes de CRM chez Celonis. « Nous voulions donc un outil doté d'une interface utilisateur simple d’utilisation, qui s'intégrerait à Salesforce de manière fluide, afin qu’elles puissent tout voir à partir d'une seule application »
Nous avons de nombreux utilisateurs de DocuSign parmi nos différentes équipes et départements qui ont besoin d'avoir une visibilité sur l’avancée de certains contrats. ”
Le reporting a également été un facteur clé dans la décision de Celonis de choisir DocuSign. « Nous avons de nombreux utilisateurs de DocuSign parmi nos différentes équipes et départements qui ont besoin d'avoir une visibilité sur l’avancée de certains contrats. Pouvoir suivre toutes les clauses d'un contrat était inimaginable auparavant. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles nous avons choisi DocuSign aujourd’hui » ajoute Denisa Cekrezi.
Outre l'amélioration de la productivité, Celonis souhaitait une solution digitale qui l'aiderait à mieux répondre à ses objectifs de développement durable en réduisant l'utilisation du papier dans l'ensemble de l'entreprise.
Accélérer l'adoption du numérique avec DocuSign CLM
Celonis a d'abord déployé DocuSign CLM au sein de son service juridique afin de créer un référentiel pour tous les contrats. Une fois cette base établie, d'autres services, tels que les départements des ventes, des négociations, de la finance, ou encore des ressources humaines et des achats ont également implémenté DocuSign pour numériser le traitement de leurs contrats et de leurs documents importants. Tous les contrats de l'entreprise sont désormais traités par le biais de DocuSign CLM.
La possibilité de consulter, de modifier et de comparer les contrats et les accords au sein d'une seule plateforme a permis d'améliorer l'efficacité dans toute l'entreprise. « Aujourd'hui, nous n'avons qu'un seul dépositaire pour tous les contrats, ce que nous ne pensions pas possible avant d'utiliser DocuSign CLM », déclare Denisa Cekrezi. « Cela nous permet de savoir où en sont les négociations, quels documents ont été signés et où ils ont été sauvegardés. »
En disposant d'une application centralisée, Celonis a également permis d'améliorer le niveau de sécurité de ses documents et de ses contrats. En effet, DocuSign CLM permet aux administrateurs de suivre n'importe quelle connexion, de n'importe quel utilisateur à tout moment. La solution permet également de créer des alertes en cas de besoin de suivi ou de contrôles supplémentaires.
Par ailleurs, les documents créés à l'aide des anciens processus manuels devaient être examinés minutieusement et vérifiés pour détecter les erreurs avant d'être signés. Grâce à DocuSign CLM, les équipes gagnent un temps considérable car toutes les informations pré-remplies dans les différents documents se révèlent être exactes. Par exemple, les contrats de ventes envoyés par mail prenaient souvent 48 heures pour être signés alors que maintenant ce délai a été réduit à 5 heures en moyenne.
« Auparavant, lorsqu'une personne devait signer un contrat, elle devait examiner et relire jusqu’à 200 pages », explique Denisa Cekrezi. « Aujourd'hui, lorsqu'un contrat est soumis pour signature, la personne concernée sait qu'il s'agit du bon document, sans avoir besoin de le relire, grâce au filigrane apposé sur celui-ci. »
DocuSign CLM a permis aux employés de bénéficier d'une plus grande flexibilité dans leurs fonctions. Ils consacrent moins de temps aux processus manuels, tels que la collecte et la vérification des documents et des accords. Cela leur permet donc de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que le développement et la consolidation de la relation avec leurs clients..
« La réaction des employés a été extrêmement positive », déclare Denisa Cekrezi. « Cela fait plaisir de recevoir des retours tels que « Vous me facilitez la vie. Je n'ai plus à me préoccuper du suivi des contrats, ni à me souvenir de l'endroit où ils sont stockés » »
La réaction des clients de Celonis a également été extrêmement positive, comme l'explique Denisa Cekrezi : « Notre objectif est de donner aux clients l'impression de faire partie de l'équipe Celonis et DocuSign CLM nous a permis d'atteindre cet objectif. Non seulement elle offre une excellente expérience automatisée, mais elle leur donne également une plus grande confiance en nous, en tant qu'entreprise. En un seul clic, ils ont un document entre les mains et prêt à être signé. »
Façonner un avenir plus numérique avec DocuSign
Le déploiement de DocuSign CLM a permis à Celonis d'automatiser le workflow des processus liés aux négociations et aux accords contractuels au sein de son activité principale. Cela a eu un impact positif sur les employés et a amélioré l'expérience utilisateur des clients de Celonis.
À l'avenir, l'une des priorités de l'entreprise est de poursuivre la simplification des procédures afin de réduire les tâches à faible valeur ajoutée et de continuer à améliorer la gestion du temps. À cette fin, l'entreprise cherche à intégrer davantage d'outils dans l'ensemble de ses activités. La collaboration avec DocuSign permettra d'y parvenir de la manière la plus harmonieuse possible.
« En investissant dans DocuSign CLM, nous avons pu obtenir d'excellents résultats grâce à une méthode de travail plus fluide », explique Denisa Cekrezi. « En intégrant d'autres outils, tels que Workday, dans nos processus, nous pensons que nous bénéficierons d’avantages encore plus importants »