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Le groupe Covéa est un des leaders européens de l’assurance et de la réassurance. En France, Covéa est un acteur financier solide et dynamique mais est aussi le premier assureur de biens et responsabilité à travers ses trois marques : la MAAF, MMA, et la GMF. Avec plus de 24 000 collaborateurs et 11,5 millions de clients, le groupe Covéa représente un acteur économique majeur des territoires. Depuis plus de 20 ans maintenant, le groupe s’engage à mettre en place des socles communs afin de faciliter l’ensemble des activités de chaque marque. En raison des nombreux documents et contrats nécessaires au secteur de l’assurance, le groupe s’est naturellement tourné vers la signature électronique pour faciliter ses processus d’accords.
La signature électronique comme outil de simplification
Mise en place depuis 2017, l’utilisation de la signature électronique n’était pourtant pas encore démocratisée au sein du groupe et était principalement utilisée pour des contrats « IARD » (« incendies, accidents et risques divers »). C’est aux prémices de la pandémie que Covea a dû étendre son utilisation afin de s’assurer la continuité des activités. D’abord au sein de la direction puis, ensuite, au reste des employés. En effet, certains ont d’abord été équipés de « mopieurs » (imprimante multifonction) à domicile. Le besoin de proposer un outil de signature électronique simplifié a donc émergé naturellement. Dans un premier temps, les employés du groupe nécessitaient surtout de pouvoir créer des enveloppes facilement, en ajoutant leurs documents directement sur la plateforme de DocuSign qu'ils pouvaient ensuite transmettre facilement à leur destinataire.
Par la suite, Covéa a géré les besoins de signature électronique par entité : immobilier, juridique, direction fiscale, risque sur-mesure… pour s’adapter et être au plus proche des problématiques de chacune d’entre elles. Par exemple, avec l’entité immobilière de Covéa, qui gère les baux immobiliers, il y a eu la nécessité de créer des workflows assez complexes, en impliquant des personnes non-signataires dans le processus de validation des documents concernés. Leur rôle étant de s’assurer que tout soit en ordre avant que les différentes parties prenantes n’apposent leurs paraphes. Pour les utilisateurs de la signature électronique simple chez Covea, la solution de DocuSign représente un gain de temps et d’efficacité sans précédent.
« L’intérêt d’une solution de signature électronique comme celle de DocuSign est qu’elle est très rapide et facile à implémenter. La création de compte l’est tout autant, sans mentionner la prise en main de l’outil qui ne nécessite que très peu de temps de formation, » déclare Rémy Clouard, Concepteur référent, chez Covéa. « Par ailleurs, la solution DocuSign s’adapte à tous types de volumétries et répond donc efficacement aux besoins des entités diverses et variées du groupe »
Aller encore plus loin avec DocuSign
Aujourd’hui, le groupe Covea utilise DocuSign e-signature pour bénéficier de la signature simple. Cependant, le groupe a identifié des besoins et envisage de diversifier son usage en intégrant de la signature électronique avancée ainsi que de la signature électronique qualifiée. La solution de vérification d’identité par l’IA, IDV Premier, est également dans le radar du groupe.
« La solution IDV Premier de DocuSign permettrait un gain de temps significatif pour de la signature qualifiée » ajoute Rémy Clouard, Concepteur référent « Nous souhaitons prendre notre temps dans cette mise en œuvre mais avons d’ores et déjà identifié des bénéfices considérables pour certains cas d’usage »
Par ailleurs, certaines entités ne sont pas encore couvertes par la solution DocuSign tandis que d’autres aimeraient exploiter davantage les solutions DocuSign. Cela passe par exemple par l’intégration de DocuSign dans leurs outils du quotidien, comme réalisé par le service achat de Covea, ou encore ouvrir les solutions DocuSign à des acteurs externes de l’entreprise pour certaines entités.