Le moyen le plus efficace d'obtenir des signatures électroniques pour vos documents SAP ERP

Dans de nombreuses organisations, les processus d'achat sont encore réalisés manuellement, sans aide technologique, et mobilisent beaucoup de ressources. Le groupe apsolut s'est donné pour mission d'optimiser ce domaine avec l'utilisation des solutions digitales. apsolut est un partenaire SAP de premier plan pour la gestion des achats et soutient des entreprises de toutes tailles partout dans le monde, des PME aux grands groupes internationaux. Avec près de 20 ans d’expérience et plus de 370 experts, apsolut accompagne ses clients grâce à des solutions innovantes et des modules complémentaires développés en interne qui permettent d’éliminer les procédures fastidieuses. apsolut dispose d'un vaste réseau de partenaires avec des entreprises de premier plan telles que SAP et DocuSign. Le partenariat avec DocuSign permet aux clients d'apsolut d'utiliser la signature électronique de DocuSign avec une efficacité maximale pour les documents basés sur l’ERP SAP.

La signature électronique dans les achats

Dans le domaine des achats, un grand nombre de documents doivent être signés : Contrats avec les fournisseurs, bons de commande, feuilles de saisie des services. Si ces documents sont signés sur papier ou contiennent des erreurs, la signature et donc les processus d'achat peuvent être considérablement retardés. 

Le connecteur eSignature d'apsolut pour DocuSign apporte une solution en minimisant les sources d'erreur, en automatisant les étapes et en augmentant ainsi la productivité. Avec cette solution, apsolut a créé un moyen sans précédent d'intégrer la signature électronique de DocuSign dans les processus basés sur SAP ERP.

"Dans le domaine des achats, une grande variété de contrats et de documents est envoyée entre les clients et les fournisseurs pour signature. Si plusieurs départements et niveaux hiérarchiques sont impliqués, le processus de signature manuelle peut prendre des semaines. Le partenariat avec DocuSign nous permet d'offrir à nos clients un processus de signature rapide et transparent en nous connectant aux systèmes ERP SAP existants.

Patrick Westrop, Responsable de compte chez apsolut Group : "Notre partenariat avec DocuSign nous permet d'offrir à nos clients un processus simple et transparent.”

Le eSignature Connector for DocuSign

Le connecteur apsolut eSignature pour DocuSign simplifie la signature électronique de divers documents créés initialement dans un système SAP ERP. Peu importe que vous utilisiez SAP ECC, SAP S/4HANA ou S/4HANA Cloud, édition privée. Non seulement il n'est plus nécessaire d'imprimer, de signer et d'envoyer des documents sur papier, mais il automatise également les autres étapes manuelles (à l'exception de la signature elle-même) dans DocuSign. Le processus de signature devient ainsi rapide et facile, que vous ayez besoin de faire signer un document ou que vous soyez le signataire.

Vous pouvez lancer le processus de signature à partir de votre système SAP ERP habituel en créant un document comme vous le feriez si aucune signature n'était requise. Le système sélectionne automatiquement les personnes autorisées à signer. Toutefois, les utilisateurs finaux peuvent également modifier les signataires déterminés automatiquement, si cela est autorisé. Le connecteur eSignature d'apsolut pour DocuSign envoie ensuite les données collectées à DocuSign via la détermination des messages SAP, sous la forme d'une enveloppe. Une enveloppe est un conteneur de documents qui est envoyé à un destinataire pour signature. Elle contient des données sur les documents à signer, les signataires et les autres destinataires, ainsi que les endroits du document où les signataires doivent signer les documents. Une fois le document envoyé pour signature, vous pouvez suivre l'état de la signature dans votre système SAP ERP. Les enveloppes peuvent être envoyées à des signataires internes, tels que le responsable des achats, ou à des signataires externes, tels qu'un fournisseur ou un client. En tant que signataire, vous recevrez par courrier électronique une demande de signature. Vous pouvez ensuite signer numériquement le document à l'aide de n'importe quel appareil.

Une fois le processus de signature terminé, tous les documents signés dans DocuSign sont automatiquement mis à disposition dans la liste des pièces jointes de l'objet en question dans l’ERP. 

Le connecteur prend en charge non seulement les cas d'utilisation mentionnés plus  haut dans le domaine des achats, mais aussi des transactions telles que les commandes de vente (SD), les factures clients (SD) ou les contrats de location (RE-FX). Le connecteur peut être utilisé dans l'interface utilisateur SAP classique (SAP GUI), mais les applications SAP Fiori sont également prises en charge. Il peut également être intégré à d'autres modules complémentaires SAP, par exemple pour la gestion des données de référence.

Cas client : des gains de temps impressionnants

La voie vers l'automatisation des processus de signature électronique :

Partenariat avec DocuSign

"Nous avons décidé de nous associer à DocuSign parce qu'il est le leader du marché en Europe et dans le monde. La demande de signatures électroniques est forte et le potentiel n'est pas encore épuisé. DocuSign est un partenaire stratégique pour nous. Nos visions d'entreprise sont compatibles l'une avec l'autre et se complètent parfaitement.  Patrick Westrop, responsable de compte au sein du groupe apsolut. Le partenariat entre DocuSign et apsolut a débuté en 2021 et a depuis aidé de nombreuses organisations à numériser et à automatiser leurs processus. Avec le connecteur eSignature, les clients peuvent tirer le meilleur parti de l'eSignature DocuSign.