Comment connecter DocuSign à Hubspot ?

Pour bon nombre d’utilisateurs de DocuSign, connecter le CLM (Contract Lifecycle Management) au CRM Hubspot s’avère indispensable pour gérer les documents de manière efficace. Heureusement, réaliser cette connexion est d'une simplicité déconcertante. De quoi optimiser vos processus clients et décupler l'efficacité de vos équipes plus vite qu’espéré ! Plongez dans notre article et découvrez pas à pas comment connecter DocuSign à Hubspot pour une meilleure gestion des documents !

Quels sont les avantages de l'intégration de Docusign à Hubspot ?

Les contrats fondent les interactions humaines, et une gestion adéquate de ces derniers s’avère cruciale pour les entreprises. Face à ce besoin, nombreux optent alors pour des solutions de gestion de contrats. L'aspect encourageant ? Ces logiciels s'accordent parfaitement avec les systèmes CRM (Customer Management Relationship) et peuvent même y être connectés. Les avantages de l'intégration du CLM DocuSign au CRM Hubspot sont alors nombreux.

Optimisation de la productivité des équipes

Grâce à cette connexion, les processus manuels redondants sont éliminés. Les commerciaux qui utilisent le CRM HubSpot, par exemple, peuvent facilement générer un nouveau contrat sans avoir à passer par des étapes manuelles laborieuses, telles que la recherche d'un modèle de contrat approprié ou la saisie manuelle des informations du client. Cela se traduit par une réduction significative du temps passé, permettant ainsi aux entreprises de gagner au moins une demi-journée par contrat.

Centralisation des informations

Avec cette intégration, la communication entre les équipes commerciales, financières et juridiques devient transparente. Par exemple, lorsqu'un contrat est envoyé pour négociation, toutes les parties concernées sont informées en temps réel de l'état d'avancement. Autrement dit, toutes les informations sont accessibles par tout le monde depuis un seul outil, ce qui facilite et accélère grandement le processus.

Réduction des erreurs

En connectant CLM DocuSign et CRM Hubspot, les informations nécessaires pour la création d'un contrat sont automatiquement pré-remplies. Cela minimise alors les risques d'erreurs humaines, comme une mauvaise transcription, l'omission de détails clés ou même la saisie d'informations obsolètes. Des erreurs qui peuvent entraîner des complications et des coûts inutiles pour l'entreprise.

Exploitation intelligente des données

L'intégration de CLM et CRM permet aux entreprises d'accéder à des données précieuses sur leurs relations contractuelles, telles que l'historique des négociations, les tarifs et les performances des contrats passés. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour élaborer des accords encore plus avantageux. 

Augmentation des ventes

L’impact de l'intégration de DocuSign à Hubspot sur l'efficacité des ventes est indéniable. Pour cause, les clients peuvent recevoir, signer et retourner des documents en quelques minutes plutôt qu'en plusieurs jours. Dans le même temps, les équipes peuvent se concentrer davantage sur l'acquisition de nouveaux clients et le renforcement des relations existantes. Résultat : une croissance accélérée des ventes.

Par ailleurs, un processus de vente fluide et sans accroc améliore l'expérience client. Et un client satisfait est plus susceptible de revenir, de recommander vos services et de contribuer à une augmentation du taux de conversion.

Étapes pour connecter DocuSign à Hubspot

Quelles sont les conditions préalables à la connexion de Docusign à Hubspot ?

Avant de plonger tête la première dans le processus de connexion entre DocuSign et Hubspot, il est essentiel de vous assurer de certaines conditions préalables. Cela garantira une intégration sans heurts, efficace et sécurisée. Adoptez une approche proactive en suivant ces étapes essentielles de préparation et de vérification pour une automatisation réussie !

1. Vérification des exigences système : Assurez-vous que les versions utilisées de DocuSign et Hubspot sont compatibles entre elles. En effet, les mises à jour peuvent parfois apporter des changements qui affectent la connectivité… Alors, assurez-vous de toujours disposer des dernières versions.
2. Configuration de votre compte DocuSign : Vérifiez que vous disposez des droits d'administrateur nécessaires pour effectuer des modifications et des intégrations. Cela vous permettra de naviguer facilement dans les paramètres et d'activer les options requises pour la connexion.
3. Configuration de votre compte Hubspot : Tout comme avec DocuSign, l'accès administratif à votre compte Hubspot est essentiel. Assurez-vous d’être super administrateur ou avoir App Marketplace permissions dans votre compte HubSpot.
4. Backup de sécurité : Bien que les risques d'erreurs soient minimes, il est toujours judicieux de sauvegarder vos données. En cas de problème inattendu, vous pourrez ainsi rapidement restaurer votre système.

Quelles sont les étapes pour connecter Docusign à Hubspot ?

Grâce à ce guide simplifié, vous serez en mesure d'établir une intégration fluide en un rien de temps. Suivez ce tutoriel étape par étape pour transformer ce processus en une aventure numérique réussie !

Lancement du processus sur Hubspot :

• Connectez-vous à votre compte Hubspot.
• Cliquez sur l'icône Marketplaces dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.

Recherche de DocuSign :

• Dans la barre de recherche, tapez "DocuSign".
• Sélectionnez l'application DocuSign à partir des résultats.

Initiation de la connexion :

• Cliquez sur "Installer" ou "Connecter".
• Suivez le tutoriel affiché à l'écran, il vous guidera tout au long du processus d'intégration. Chaque étape est généralement bien expliquée avec des instructions claires.

Configuration des paramètres :

• Une fois DocuSign connecté, il se peut que vous ayez besoin de personnaliser certaines options pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Explorez les menus et les onglets pour affiner cette intégration !

Vérification finale :

• Pour vous assurer que tout fonctionne comme il se doit, créez un contrat test et essayez de le signer via DocuSign depuis Hubspot. Si tout se déroule sans accroc, vous avez réussi !
• Si vous rencontrez des obstacles ou si vous avez des questions, les centres d'aide de DocuSign et de Hubspot offrent de nombreux guides et articles pour vous soutenir.

En suivant ces étapes clés, la connexion entre DocuSign et Hubspot devient un jeu d'enfant.

Étapes pour envoyer un document via Docusign depuis Hubspot

Comment synchroniser les contacts entre Docusign et Hubspot ?

Une gestion efficace de vos contacts est cruciale pour assurer une communication fluide. Ce guide vous montre alors comment maîtriser le flux de données entre DocuSign et Hubspot pour une actualisation optimale de vos contacts.

Configuration de la synchronisation :

• Une fois connecté au CRM Hubspot, rendez-vous dans la section relative à la synchronisation des contacts.
• Activez l'option qui permet le flux de données bidirectionnel. Cela garantira que les modifications apportées dans une application se refléteront automatiquement dans l'autre.
• Sélectionnez les champs spécifiques (par exemple : nom, prénom, e-mail, etc.) que vous souhaitez synchroniser.

Gestion et actualisation :

• Surveillez régulièrement la synchronisation afin de vous assurer que tout fonctionne comme prévu.
• Si vous ajoutez de nouveaux champs de contacts dans l'une des plateformes, pensez à les inclure également dans la synchronisation pour garantir une gestion uniforme des données.
• Utilisez la fonction d'actualisation pour forcer une mise à jour manuelle, si nécessaire.

Comment puis-je envoyer un document via DocuSign depuis Hubspot ?

La beauté de l'intégration entre DocuSign et Hubspot réside dans sa simplicité. Pour vous aider à naviguer dans ce processus, nous avons donc élaboré une série d'étapes faciles à suivre. Voici comment gérer l'envoi d'un document via DocuSign directement depuis Hubspot !

Sélection du document ou du destinataire :

• Connectez-vous au CRM Hubspot.
• Dirigez-vous vers la section "Contacts", "Entreprises" ou "Affaires", selon le contexte.
• Sélectionnez le contact ou le document que vous souhaitez envoyer.

Initiation de l'envoi :

• Dans le profil du contact ou du deal, recherchez l'option "Actions" ou "Plus", puis choisissez "Envoyer un document via DocuSign".
• Cliquez sur "Suivant".
• Choisissez le document à envoyer ou le destinataire à qui l’envoyer, en fonction de vos premiers choix.

Finalisation de l'envoi :

• Une fois le document sélectionné, un aperçu s'affichera. Ici, vous pouvez personnaliser l’e-mail en indiquant l'objet de l'e-mail et le message pour vos destinataires. Si vous souhaitez rédiger un message différent pour chaque destinataire sélectionné, sélectionnez la case à cocher "Personnaliser le message d'e-mail pour chaque destinataire".
• Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur "Envoyer".

Comment suivre l'état d'un document envoyé via Docusign depuis Hubspot ?

Hubspot et DocuSign travaillent ensemble pour simplifier la gestion du suivi. Vous recevrez en ce sens des notifications concernant le statut de votre document : quand il a été vu, signé ou si une action supplémentaire est nécessaire.

Une fois le document signé et renvoyé, il est automatiquement sauvegardé dans le profil du contact ou du deal sur Hubspot. Vous pouvez ainsi facilement le retrouver et l'intégrer dans d'autres flux de travail si nécessaire.

Comment résoudre les problèmes couramment rencontrés lors de l'intégration de Docusign à Hubspot ?

Même avec des outils aussi performants que DocuSign et Hubspot, il est naturel de rencontrer parfois des petites embûches. Pas de panique ! La plupart des problèmes sont courants et disposent d'une solution claire. Découvrez comment dépanner ces erreurs communes pour garantir une intégration en douceur !

Problème de connexion

Description : Vous n'arrivez pas à connecter DocuSign à Hubspot.

Résolution : Vérifiez vos identifiants et assurez-vous qu'ils sont corrects. Si le problème persiste, assurez-vous que vous avez les permissions requises pour réaliser cette intégration. Pensez également à vérifier que les deux applications sont à jour.

Les documents ne s'envoient pas

Description : Après avoir essayé d'envoyer un document via DocuSign depuis Hubspot, rien ne se passe.

Résolution : Vérifiez que le document n'est pas corrompu ou trop volumineux. En cas de doute, essayez avec un autre fichier. Assurez-vous également que le destinataire a une adresse e-mail valide dans Hubspot.

Absence de notifications

Description : Vous n'êtes pas notifié lorsque le destinataire visualise ou signe le document.

 

Résolution : Consultez vos paramètres de notification à la fois sur Hubspot et DocuSign. Assurez-vous qu'ils sont correctement configurés pour envoyer des alertes.

Erreurs communes lors de la signature

Description : Le destinataire rencontre des difficultés lors de la signature du document.

 

Résolution : Vérifiez si les champs de signature ont été correctement ajoutés avant l'envoi. Parfois, un redémarrage simple du processus peut également résoudre le problème.

Problème d'archivage

Description : Une fois le document signé, il n'apparaît pas ou est mal classé dans Hubspot.

 

Résolution : Assurez-vous que votre flux de travail d'archivage est bien configuré. Si nécessaire, effectuez une recherche manuelle dans Hubspot pour retrouver le document.

Centres d’aide

Cette liste n'est pas exhaustive, mais elle couvre les problèmes les plus fréquemment rencontrés par les utilisateurs. Si vous êtes confronté à un problème unique ou persistant, consultez alors les centres d'aide de DocuSign et Hubspot ou contactez leur support client. Ces deux plateformes sont engagées à offrir une expérience utilisateur optimale, et leur équipe de dépannage est toujours prête à vous aider. Alors, avancez avec confiance, sachant que vous êtes équipé pour surmonter tous les obstacles !