Comment créer une signature PNG légale avec DocuSign ?

À l'ère de la transformation numérique, se moderniser devient quasiment obligatoire pour les entreprises souhaitant rester concurrentielles. Selon une étude de Forrester Research, 80 % des entreprises envisagent ainsi d'adopter la signature électronique d'ici à 2025 pour la signature de documents. Toutefois, les offres numériques affluent, et il est parfois compliqué de s’y repérer. DocuSign vous révèle comment créer une signature PNG légale : définition, tuto pratique et exemples d’utilisation. C’est parti !

Qu'est-ce qu'une signature PNG ?

Signature PNG définition

PNG signifie "Portable Network Graphics". Il s’agit d’un format d'image largement utilisé sur le Web pour sa capacité à supporter la transparence et offrir une qualité d'image élevée, tout en conservant une taille de fichier raisonnable. Autrement dit, c'est un format idéal pour de nombreuses applications, y compris les signatures électroniques.

La signature PNG est donc une version numérique de votre signature manuscrite traditionnelle. Cette dernière conserve son aspect original, avec tous les avantages du numérique : elle peut être facilement insérée dans des documents, partagée par e-mail ou utilisée sur des plateformes de signature électronique.

Signature PNG vs Signature électronique : différences ?

La signature PNG est une représentation graphique de votre signature manuelle, convertie en un format numérique. La signature électronique, en revanche, va bien au-delà d'une simple image. C'est un outil numérique conçu pour valider l'authenticité et l'intégrité d'un document. En ce sens, elle est souvent accompagnée de mesures de sécurité telles que le chiffrement et la certification.

En somme, la signature PNG est un fichier-image qui reproduit visuellement votre signature manuscrite pour une intégration numérique. La signature électronique est, quant à elle, un mécanisme juridique et sécurisé qui assure l'authenticité d'un document. Heureusement, les deux peuvent être utilisées de manière complémentaire !

Quelle est la valeur juridique de la signature PNG ?

En termes strictement légaux, une signature PNG seule n’a aucune valeur juridique. En effet, selon l’article 1367 du Code civil : “La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie celui qui l’appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte.”

Or, dans le cas de la signature au format PNG, ces points sont bafoués. En effet, ces signatures étant des fichiers-images, leur création n’implique aucun outil cryptographique pouvant garantir l’identité du signataire, son consentement ou encore l’authenticité et l’intégrité du fichier signé conformément au règlement eIDAS. Vous l’aurez compris, la signature au format PNG n’a donc aucune valeur juridique.

Cependant, combinée à d'autres logiciels de signature électronique, la signature PNG peut bénéficier de la même valeur légale que la signature électronique. En d'autres termes, la signature PNG apporte l'esthétique, tandis que la signature électronique garantit la légitimité juridique.

Pourquoi choisir le format PNG pour sa signature ?

Le choix d'un format pour une signature numérique est crucial, et le format PNG se démarque nettement à cet égard. Mais quels en sont les avantages spécifiques ? Découvrons les raisons pour lesquelles le PNG est si adapté à cet usage !

Transparence

L'une des caractéristiques les plus appréciées du format PNG est sa capacité à gérer la transparence. Cela signifie que votre signature peut être placée sur n'importe quel document sans arrière-plan indésirable, offrant une intégration sans faille. Que votre document soit blanc, coloré ou comporte des motifs, votre signature PNG se fondra parfaitement.

Haute-résolution d’image

Le PNG est un format sans perte, ce qui signifie qu'il conserve la qualité originale de l'image, même après plusieurs modifications ou enregistrements successifs. Ainsi, votre signature conserve sa netteté et son aspect professionnel, quelles que soient les manipulations subies.

Taille de fichier optimisée

Bien que le PNG offre une haute qualité, il parvient également à maintenir une taille de fichier raisonnable. Cela s’avère idéal pour envoyer ou partager des documents sans surcharger la bande passante ou l'espace de stockage.

Compatibilité

Le format PNG est universellement accepté et reconnu par une multitude de plateformes, d'applications et d'outils. Ainsi, il s’intègre parfaitement au sein des documents PDF, comme sur Acrobat Reader, Nitro PDF Pro ou encore Aperçu (sur macOS). Sa grande compatibilité assure la qualité et la visibilité de vos signatures électroniques, quel que soit l'environnement dans lequel elles sont utilisées.

Existe-t-il des restrictions concernant l'utilisation d'une signature PNG avec DocuSign ?

DocuSign est l'une des plateformes de signature électronique les plus populaires, permettant à des millions d'utilisateurs de signer des documents en ligne en toute sécurité. Si créer une signature PNG est tout à fait possible avec DocuSign, il est essentiel de connaître certaines directives et restrictions pour en tirer le meilleur parti.

Bien que DocuSign accepte les signatures au format PNG, il est crucial que la qualité de la signature soit optimale. Une signature floue ou pixelisée pourrait non seulement être mal interprétée, mais également remettre en question l'authenticité du document. 

Par ailleurs, DocuSign peut avoir des limites concernant la taille du fichier de la signature PNG. Nous vous recommandons donc de vous assurer que la signature reste dans un format raisonnable tout en conservant sa qualité.

Mais comme vu précédemment, la qualité et la taille font partie des avantages de la signature PNG. En ce sens, il ne devrait pas y avoir de problème.

Comment créer une signature PNG à partir d'une signature manuscrite avec DocuSign ?

La création d'une signature PNG à partir de votre propre signature est un processus simple et efficace. Voici les étapes à suivre pour y parvenir :

1. Apposez votre signature sur un document papier : Assurez-vous d'utiliser un stylo à encre noire ou bleue sur un papier blanc pour un contraste élevé. Plus votre signature est nette et propre, mieux elle rendra une fois numérisée. 
2. Scannez le document signé : Utilisez un scanner de bonne qualité pour numériser votre signature. Assurez-vous de choisir une résolution élevée (au moins 300dpi) pour une meilleure qualité d'image.
3. Convertissez au format PNG : Une fois l’image numérisée, ouvrez-la avec un logiciel d'édition graphique. Recadrez l'image pour ne conserver que votre signature, supprimez l’arrière-plan et enregistrez le fichier au format PNG. 
4. Importez sur DocuSign : Connectez-vous à votre compte DocuSign, accédez à la section de gestion des signatures, et importez votre signature PNG fraîchement créée. Une fois importée, elle sera disponible pour être utilisée dans tous vos documents.
5. Testez votre signature : Avant de l'utiliser sur des documents officiels, il peut être judicieux de tester votre signature sur un document test afin de vous assurer qu'elle s'affiche correctement et avec la qualité souhaitée.

Comment insérer une signature PNG dans un document PDF avec DocuSign ?

L'ajout de votre signature PNG dans un fichier PDF via DocuSign est un jeu d'enfant. Voici comment insérer cette signature étape par étape :

1. Connectez-vous à DocuSign : Accédez à votre espace de travail sur DocuSign.
2. Importez le document PDF : Utilisez l'option "Nouveau" ou "Importer un document" et sélectionnez le document PDF dans lequel vous souhaitez ajouter votre signature PNG. 
3. Sélectionnez l'outil Signature : Dans le menu d'édition, cherchez l'outil Signature ou l'icône associée.
4. Choisissez votre signature PNG : Si vous avez déjà importé votre signature PNG (comme expliqué précédemment), vous pourrez la sélectionner directement. Sinon, optez pour l'option "Télécharger une signature" et recherchez le fichier PNG de votre signature manuscrite sur votre ordinateur. 
5. Positionnez votre signature : Une fois la signature choisie, faites-la glisser à l'endroit souhaité dans le PDF. Vous pouvez également redimensionner la signature pour qu'elle s'adapte parfaitement à l'espace disponible. 
6. Finalisez et enregistrez : Une fois satisfait de l'emplacement et de la taille de votre signature, confirmez les modifications. Votre document PDF est maintenant signé et prêt à être partagé ou enregistré.