DSI, la dématérialisation des processus métier au cœur des priorités

À l’ère de l’instantanéité, le papier n’a plus sa place. Ainsi, une entreprise ne peut plus se permettre d’attendre le retour de son dirigeant pour valider un contrat. Ce serait prendre le risque de perdre un client potentiel qui préférera opter pour un concurrent au parcours d’achat digitalisé. Autrement dit, la vitesse et l’instantanéité sont devenues des facteurs de réussite d’un business. Dans ce monde ultra-connecté où l’attente n’a plus sa place, la dématérialisation des processus métier s’impose donc comme une évidence.

Dématérialisation et signature électronique, deux atouts face à la crise

La pandémie de coronavirus a grandement accéléré la dématérialisation des processus métier, imposant par la même occasion la signature électronique. Et pour cause, la signature manuscrite implique un rendez-vous physique là où la signature numérique offre une solution de gestion légale à distance qui s’inscrit pleinement dans les mesures sanitaires de distanciation sociale. 

Contrats de travail, factures fournisseurs, factures clients, bons de commande et devis, documents comptables ou juridiques, accords de confidentialité… Si certains n’ont pas attendu la crise pour entamer une transformation numérique, cette dématérialisation restait encore trop souvent incomplète. Avec l’essor du télétravail provoqué par les confinements successifs, les grandes entreprises ont accéléré leur dématérialisation et leur passage à la signature électronique, indispensables pour contrer les effets de la crise et optimiser la productivité.

Dématérialiser l’intégralité de votre processus de traitement des documents, signature comprise, présente également d’autres avantages pour l’entreprise :

  • fluidité des processus d’entreprise
  • gain de temps
  • sécurisation des documents numériques
  • réduction des risques d’erreurs humaines
  • diminution des coûts de fonctionnement
  • optimisation de la politique de développement durable grâce à la réduction des impressions et des déplacements

Les impératifs pour une dématérialisation des processus métier réussie

Une collaboration entre DSI et métiers

Imposer une solution IT aux métiers n’a jamais été un gage de réussite. C’est d’autant plus vrai en dématérialisation avec des processus business transverses qui impliquent souvent plusieurs départements de l’entreprise, voire des clients et/ou des partenaires. Plus que n’importe quel autre projet, le processus de dématérialisation suppose donc un pilotage à haut niveau. Cela implique un sponsoring fort de la direction générale, afin d’amener tous les acteurs intervenant dans le cycle de vie du document électronique à dépasser les clivages pour parvenir à une organisation fluide, tenant compte des contraintes de chacun.

Pour réussir votre projet de dématérialisation des processus métier et aider les métiers à trouver la meilleure organisation possible, la DSI (Direction du Système d’Information) doit donc travailler de concert avec les métiers. Et cela, les entreprises l’ont bien compris ! Ainsi, 67 % des directeurs des systèmes d'information font aujourd’hui partie du COMEX.

L’utilisation du Cloud et de solutions SaaS

Pour innover, les entreprises ont besoin d’agilité financière et technique. Elles doivent pouvoir tester une idée sans perdre de temps en déploiement d’une infrastructure matérielle et logicielle de test. Le Cloud répond justement à ce besoin et s’impose dès lors comme un incontournable de la dématérialisation des processus métier. En effet, il permet de mettre en place un environnement de test en quelques heures seulement. Par ailleurs, cet environnement peut être supprimé sans coûts supplémentaires en cas d’échec.

De la même façon, les applications en mode SaaS, comme la signature électronique ou le CLM, permettent d’éprouver rapidement une idée sans perte de temps et d’argent. Le Cloud et les solutions SaaS apportent donc de la valeur aux métiers et aux clients sans avoir à investir dans des infrastructures techniques.

La solution de signature électronique DocuSign

Vous l’aurez donc compris, à l’heure de la pandémie et du développement durable, le papier a de moins en moins sa place dans les processus de l’entreprise. Les nouvelles habitudes prises pendant la crise sanitaire et la pression exercée par les consommateurs pour des pratiques plus respectueuses de l’environnement accélèrent alors fortement la dématérialisation des processus métier et l’adoption de la signature électronique. L’offre DocuSign eSignature s’avère la solution idéale.

Tout d’abord, DocuSign se démarque par sa sécurité et sa conformité. En plus de couvrir les trois niveaux de signature, notre offre est certifiée eIDAS et validée par les réglementations Federal Information Processing Standards (FIPS). Conforme RGPD, BCR ou encore ISO 270001:2013, elle couvre également un vaste éventail d’exigences métiers et de réglementations. Enfin, l’archivage électronique des données sur le Cloud est sécurisé par chiffrement et effectué sur des serveurs français ou européens régulièrement audités par l’ANSSI.

DocuSign eSignature est également simple d’intégration avec une présence dans 188 pays. Cela s’avère idéal pour les entreprises internationales possédant des filiales réparties à travers le monde. Enfin, la solution de signature électronique DocuSign allie vitesse et rentabilité. Après l’intégration de DocuSign, 82 % des accords sont conclus en moins d’une journée, 64 % en moins d’une heure et 49 % en moins de 15 minutes.

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