Quand la signature électronique est-elle obligatoire ?
La signature électronique séduit de plus en plus de professionnels et de particuliers. Pour cause, elle est à la fois pratique et simple d’utilisation. Grâce à elle, signer des accords et conclure des transactions électroniques n’a jamais été aussi simple. Accélérée par la transformation digitale, la signature électronique gagne alors tous les secteurs d’activité. Mais est-elle simplement une option ou s’avère-t-elle obligatoire dans certains cas ? Si oui, quand la signature électronique est-elle obligatoire ? Que dit la loi et comment encadre-t-elle cette pratique ? Toutes les réponses à vos questions ici !
Le cadre légal de la signature électronique
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique consiste en un procédé cryptographique par lequel un signataire appose sa signature sur un document électronique, sans avoir recours au format papier. Point important, elle exige le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte.
Professionnel ou particulier, chacun l’utilise pour divers usages. Très pratique, la signature numérique permet de signer en quelques secondes, au moyen d’une solution électronique, de nombreux documents personnels ou professionnels, de manière entièrement dématérialisée, sécurisée et légale.
La valeur juridique de la signature électronique
Les règles qui régissent la signature électronique sont rapportées au règlement européen eIDAS. Entré en vigueur le 1er juillet 2016, il définit un cadre juridique et standardisé lié à l’utilisation et à la recevabilité de la signature électronique, à l’échelle européenne.
Ce règlement reconnaît alors la même valeur légale que la signature manuelle à 3 niveaux de signature : la signature électronique simple, la signature électronique qualifiée et la signature électronique avancée.
Au-delà du règlement eIDAS, la France encadre la validité de la signature électronique au sein du Code civil. Selon l’article 1366, la signature électronique possède la même force probante que la signature manuscrite, “sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité du document”.
Signature électronique : quelle place pour la liberté contractuelle ?
Prônant le développement des usages numériques en Europe, le règlement eIDAS n’impose pas de législation contraignante concernant la signature électronique.
Née du principe d’autonomie, la liberté contractuelle affirme que les parties engagées restent libres de déterminer le fond (contenu) comme la forme (nature) du contrat. De fait, la mise en œuvre de la signature électronique ne doit pas porter atteinte à cette liberté. Chaque partie doit rester libre du mode de signature du document utilisé, à condition qu’il soit conforme au droit national. Et ce, de même que chaque partie est libre de choisir son cocontractant et de décider de contracter ou non.
Quand la signature électronique est-elle obligatoire ?
Le cas d’un contrat conclu avec un consommateur particulier
Dans ce cadre, l’utilisation d’un contrat électronique est assez fréquente. La signature étant également possible sur support papier, il est cependant interdit de rendre obligatoire la signature seulement par voie électronique.
Bien que le contrat numérique soit considéré comme un support durable, la relation commerciale implique que l’accord soit systématiquement demandé au consommateur sur la forme du contrat qui les lie.
Le cas des marchés publics
Selon le code de la commande publique, tous les marchés publics, dont le montant estimé est supérieur ou égal à 25 000 € HT, doivent être transmis sous forme électronique. On entend par là les documents de la consultation, les candidatures et offres ou encore les notifications de décision. Il peut également s’agir d’échanges d’informations.
Autrement dit, il est possible de conclure un marché public par voie électronique. Cependant, lorsqu'elle n'est pas obligatoire, l'entreprise ne peut pas imposer la dématérialisation de ces transmissions à l'acheteur qui n’en a pas exprimé le souhait.
En matière de signature électronique, le code de la commande publique ne donne aucune obligation. Toutefois, l'acheteur peut exiger la signature électronique du contrat final dans les documents de la consultation.
Pour utiliser la signature électronique, l’entreprise doit alors répondre aux conditions préalables suivantes :
- l’acquisition des certificats de signature
- le détail de son organisation interne
- la désignation des personnes habilitées à signer en son nom
Si aucun secteur et aucune situation n’imposent la signature électronique, rien ne vous empêche de présenter les divers avantages d’une solution de signature dématérialisée.
Choisir sa solution de signature électronique
Particulier ou professionnel, la signature électronique est source de nombreux bénéfices :
- gain de temps grâce à la signature à distance
- conclusion plus rapide des affaires
- facilité des processus de signature des documents au format PDF ou autre
- garantie de l’authenticité de l'identité du signataire
Afin d’utiliser la signature électronique en toute légalité, l’entreprise ou l’utilisateur a tout intérêt à se tourner vers un logiciel de signature numérique reconnu. Autrement dit, un outil qui puisse à la fois répondre aux normes de sécurité et délivrer un certificat qualifié de signature électronique.
Docusign se place justement comme un tiers de confiance conforme aux lois françaises et européennes. De plus, nos solutions de signatures électroniques disposent d’un service de certification pour répondre aux exigences techniques de la Signature électronique qualifiée (SEQ).
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