Jägermeister optimise ses processus de signature avec DocuSign

Depuis plus de 80 ans, cette entreprise de taille moyenne, dont les racines se trouvent à Wolfenbüttel, en Basse-Saxe, produit la Jägermeister, une liqueur aux herbes, connue dans le monde entier. Mast-Jägermeister SE est l'une des nombreuses entreprises allemandes de renommée internationale. Elle produit la totalité de ses liqueurs en  Allemagne et les revend dans 150 pays dans le monde.

Ces dernières années, le groupe Mast-Jägermeister a entamé sa transformation numérique et est aujourd’hui un précurseur en matière de numérisation des processus administratifs. Que ce soit pour optimiser ses processus d’accords, mais aussi pour d'autres cas d’usage comme la signature de compte-rendus d’AG. C’est pour cela que le groupe Mast-Jägermeister a cherché une solution de signature électronique et s’est adressé à DocuSign.

Mise en place de DocuSign eSignature

Le groupe Mast-Jägermeister avait déjà implémenté la signature électronique de manière décentralisée dans différents secteurs. L'optimisation des processus et le zéro papier étaient une priorité pour tous les métiers. Initialement, seule la signature électronique standard était utilisée du fait du faible nombre de documents à signer au sein de l'entreprise.

"Notre objectif lors de l'implémentation globale de la signature électronique chez Jägermeister était tout d'abord de standardiser les processus à l'échelle de l'entreprise. La sécurité et la rapidité des processus étaient également au cœur de cette initiative". Marc Hofmann, responsable de la gestion des filiales chez Mast-Jägermeister SE. Pour ce faire, la première étape a consisté à définir un processus de signature avec une supervision à chaque étape, de la préparation du document à signer jusqu'à son archivage, le tout en s'assurant de sa bonne exécution.

Mast-Jägermeister SE a opté début 2021 pour une approche pyramidale de l'implémentation de DocuSign eSignature en commençant à l'utiliser au niveau de la direction. Le secrétariat du conseil d'administration a reçu une formation et a accueilli ce nouvel outil avec beaucoup d’enthousiasme. Par la suite, la solution a été déployée dans l’ensemble du groupe. Pour ce faire les rôles d’administrateurs ont été définis, puis la création des comptes, ainsi qu'une formation par visioconférence, au cours de laquelle une enveloppe test a été envoyée à tous les participants pour qu'ils puissent s'entraîner à l’ajout de la signature et des différents champs nécessaires dans les documents (Paraphe, date, champs de texte, etc.). Les formations ont été accompagnées de tutoriaux et de vidéos de formation disponibles à la demande.

La plupart des cas d’usages peuvent être adressés par les trois types de signature proposés par DocuSign et reconnus par la réglementation européenne eIdas : les signatures simples, avancées et qualifiées. Mais pour la plupart des entreprises de taille moyenne, la signature simple permet un niveau de sécurité suffisant. Chez Jägermeister, la signature avancée n'est que peu utilisée pour le moment. Toutefois, lorsque l’on nécessite un niveau de signature équivalent à une signature manuscrite, par exemple pour des documents bancaires, c’est le plus haut niveau de signature, la signature électronique qualifiée (QES) qui est utilisée. 

"Il s'est avéré qu'un grand nombre d'accords, qui étaient signés à la main, pouvaient en fait être signés par signature électronique. Cela nous a permis de gagner un temps précieux par rapport à l'époque où nous devions imprimer les documents et les envoyer manuellement. Par ailleurs nous savons maintenant à tout moment à quelle étape de la signature se trouve le document” explique Marc Hofmann, responsable de la gestion des filiales chez Mast-Jägermeister SE.

La sécurité à 100% des signatures électroniques

Pour Marc Hofmann la sécurité est l’un des atouts principaux de la signature électronique. En effet, l’ancienne méthode qui consistait à signer un document à la main et à l'envoyer ensuite par e-mail sous forme de scan PDF est bien moins sûre qu'un processus entièrement dématérialisé. Avec une signature électronique, on obtient un certificat d’accomplissement et donc la preuve de qui a signé électroniquement, quand et comment. En revanche, le scan d’une signature ne constitue pas une preuve que le document a été signé par la bonne personne.

Une évolution plutôt qu'une révolution

Le groupe Mast-Jägermeister a totalement assimilé les avantages de numérisation des processus contractuels et il n’y aura pas de retour en arrière. Marc Hofmann explique que la numérisation est une évolution - c'est-à-dire un processus en constante progression - et non une révolution. L'entreprise a petit à petit mis en place de nouveaux outils. Au début de la pandémie, les processus numériques étaient déjà nombreux dans l’entreprise. Par exemple, la messagerie instantanée avec Slack et les visioconférences faisaient partie du quotidien de l'entreprise. Certains collaborateurs étaient régulièrement en déplacement et n'étaient donc pas toujours disponibles en personne pour signer des documents. La signature électronique qui permet de signer de n’importe où était alors déjà une solution indispensable. "La clé de la réussite se situe au sein même des équipes. Pour réussir l’adoption de nouvelles solutions et de nouveaux outils, il faut d'abord les faire accepter. Nous formons nos collègues et leur donnons la possibilité d'obtenir des réponses rapides et directes à leurs questions via un canal d'aide DocuSign dans Slack. Car même les meilleurs outils peuvent rester dans les cartons si les collaborateurs ne sont pas impliqués de manière adéquate" conclut Marc Hofmann, responsable de la gestion des filiales chez Mast-Jägermeister SE.