MAN Truck & Bus est une filiale du groupe Volkswagen, est l'un des principaux fabricants de camions, d’autobus, d’autocars, et d’utilitaires en Europe. En France, 900 collaborateurs se consacrent à la réparation et à la commercialisation de véhicules. MAN étant très concerné par la décarbonisation de son activité dans son ensemble et celle-ci nécessitant un nombre important de documents papiers impliquant la signature de différentes parties prenantes, l’utilisation de la signature électronique s’est donc imposée comme une évidence.
La filiale française de l’entreprise a été la première dans le monde à faire le choix de cette solution pour répondre aux besoins de transformations numériques internes, mais aussi pour simplifier et accélérer les échanges avec clients et partenaires.
DocuSign pour améliorer l’ensemble de la gestion des processus d’accords
La direction française de MAN Truck & Bus avait la volonté de déployer une solution simple et facile à adopter. Auparavant, les équipes s’appuyaient sur des parapheurs qui passaient de bureau en bureau pour la signature de documents ou de contrats. Un processus contraignant étant donné que la plupart des contrats impliquait au moins deux signataires internes en plus des signataires externes, que ce soit des fournisseurs, des partenaires, des clients ou des futurs employés. Les délais pouvaient d’autant plus s’allonger si les signataires étaient dans des professions demandant de nombreux déplacements. MAN France avait donc besoin de réduire la voilure en termes de documents papier passant d’individu à individu.
"C’est pourquoi en 2017, la filiale française du groupe a décidé d’implémenter DocuSign E-Signature pour Salesforce. Nous avons notamment pu faciliter la gestion des devis et des bons de commandes pour les équipes commerciales s’occupant de la vente des véhicules d’occasion. Cette solution a été ensuite appliquée pour la vente de véhicules neufs."
Grâce au succès de la solution auprès des équipes commerciales, MAN France a décidé d’étendre DocuSign E-Signature pour quasiment tous les autres départements, que ce soit pour le juridique, les achats, ou les ressources humaines. Dès l’implémentation de la solution, l’ensemble des utilisateurs ont immédiatement noté un gain considérable de temps et une meilleure efficacité.
“Aujourd’hui, plus besoin d’imprimer, ni de relier les documents, pour les envoyer par lettre recommandé : il suffit simplement de générer un document sur la plateforme DocuSign, où plusieurs modèles sont déjà disponibles, de l’éditer, et de l’envoyer aux différentes parties prenantes pour relecture et signature" poursuit Patrick Guelfi.
Un quotidien simplifié pour les équipes de MAN Truck & Bus France
En plus du gain de temps et de productivité obtenu par les équipes grâce à la mise en œuvre de la signature électronique, MAN France a également gagné en visibilité et en efficacité pour le suivi de ses processus d’accords. Pour l’ensemble des accords externes, ou pour des processus internes nécessitant la signature de plusieurs interlocuteurs de différents services, MAN France peut désormais suivre simplement l’avancée des accords grâce à DocuSign.
L’un des exemples les plus flagrants est celui de la de la signature annuelle des objectifs avec les partenaires de MAN France. Cette étape, d’une trentaine de jours, compte en général 80 documents à faire signer entre le responsable et les différents interlocuteurs. Avec DocuSign, les équipes ont pu réduire le temps habituellement consacré à la signature et à la conclusion de ces contrats de manière considérable.
"L’avantage pour les équipes est que la plateforme web est très simple d’utilisation et nécessite que très peu de formation" explique Patrick Guelfi. "Nous avons eu la chance d’avoir le soutien du responsable juridique dans cette transformation dès le début de sa mise en place en 2017, où beaucoup encore se demandait la valeur et la légitimité de la signature électronique versus la signature manuscrite".
Aujourd’hui plus de 10 000 enveloppes par an sont envoyées par MAN France via DocuSign, pour tous types de signatures, de la simple à la qualifiée, en passant par la signature électronique avancée. Dans la continuité de la transformation numérique de ses processus d’accords, MAN France a également intégré, depuis peu, DocuSign à son outil RH interne. Ils révolutionnent ainsi la manière dont ils gèrent la partie recrutement et la proposition d’offre aux candidats.