Comment moderniser vos systèmes ?

La transformation numérique a obligé les leaders à trouver des moyens efficaces pour moderniser les anciens systèmes et processus, en s’assurant que les bons outils s’adaptent aux besoins des entreprises, des collaborateurs et des clients. Selon le DocuSign Digital Maturity Report 2023, l'une des principales raisons pour lesquelles les gens envisagent de quitter leur poste (31 %) est l’insatisfaction générée par les systèmes et les processus. Éliminer les désagréments générés par les anciens processus s’avère primordial. 35 % des personnes interrogées estiment que diminuer les inefficacités liées aux processus manuels permettraient d’accélérer la rentabilité et auraient un impact significatif sur les performances et la productivité des entreprises. Ronan Copeland, vice-président du groupe et directeur général, région EMEA, chez DocuSign, déclare :

« Les défis macroéconomiques actuels sont tels que l'évaluation de l'efficacité des processus internes est une stratégie clé pour augmenter le retour sur investissement et s’assurer de l’efficacité maximale des dépenses effectuées. Pour ce faire, il convient d’évaluer les tâches et les processus manuels de l’écosystème de l’entreprise devenus obsolètes qui peuvent disparaître grâce au simple passage au numérique. En instillant une stratégie d'évaluation et de changement, les entreprises, quelle que soit leur taille, peuvent dynamiser le travail de leurs collaborateurs par des moyens plus performants tout en accélérant le délai de rentabilisation pour l'entreprise. »

L’impact des anciens processus

Les processus manuels peuvent avoir une incidence notable sur le succès d’une entreprise. Le ressenti face au rythme rapide du changement, que l’on parle de l’inquiétude liée à l’évolution macroéconomique ou de la perturbation générée par l’IA qui émerge à la vitesse grand V, a pour conséquence une intensification de la pression exercée sur les processus internes pour faire plus avec moins. 

Gartner prévoit que les dépenses mondiales des utilisateurs finaux sur les services proposés dans le Cloud devraient augmenter de 20,7 % pour atteindre un total de 591,8 milliards de dollars en 2023 contre 490,3 milliards de dollars en 2022. Ces dépenses sont supérieures à la croissance de 18,8 % qui était prévue pour 2022. L’investissement pour moderniser les anciens processus grâce à la technologie Cloud est très judicieux car les lacunes et les éléments hérités de l'infrastructure numérique d'une entreprise peuvent laisser l’entreprise défavorablement équipée pour faire face au rythme rapide et à la pression des marchés d'aujourd'hui. Gartner suggère de nombreuses façons de moderniser les anciens systèmes.

Qu’appelle-t-on un ancien système ?

Un ancien système est un système, une technologie ou une application logicielle utilisé depuis longtemps et nettement dépassé mais qu’une entreprise continue d’utiliser. Peut-être parce que cet ancien système exécute encore la fonction pour laquelle il a été initialement prévu. Un ancien système n’a pas d’assistance ou de maintenance, ou alors dans un cadre très limité. Il peut également freiner la croissance d'une entreprise ou ne pas s'intégrer à un nouveau logiciel utilisé par l'entreprise.

Quels sont les anciens systèmes et pourquoi sont-ils toujours en usage ?

Les anciens systèmes perdurent souvent parce qu’ils sont utiles à l’entreprise faute d’une modernisation de cette entreprise ou d’un manque de compétences pour adopter les derniers logiciels ou la gestion des données. Il arrive qu’une entreprise ne puisse pas faire l'objet d'une migration d’un ancien système vers un nouveau car elle n’a ni le budget, ni les ressources. L’investissement dans de nouveaux systèmes et logiciels peut être interprété comme un risque car cela impacte les ressources, le temps, la sécurité des données et le budget d’une entreprise. Parfois, la technologie évolue plus vite que l'entreprise. 

Le « Digital Maturity Report » montre en parallèle qu’un tiers des personnes qui envisagent de quitter leur emploi souhaitent le faire pour être engagées par des entreprises à l’avant-garde du numérique car elles ne sont pas satisfaites de devoir utiliser des systèmes et des processus devenus obsolètes. La répétition de nombreuses tâches manuelles entraîne des désagréments et réduit le temps que les collaborateurs pourraient consacrer à la stratégie. 

Les dirigeants d’entreprise privilégient de plus en plus les gains liés à la numérisation des processus plutôt que de réaliser de gros investissements techniques. Si des processus existants doivent s’adapter aux exigences du numérique, il est impératif qu’ils soient modernisés pour suivre le rythme et permettre à vos collaborateurs de travailler sans difficulté. Les anciens processus peuvent freiner les entreprises dans leur avancée à cause de leur impact négatif sur la sécurité, la fiabilité, les performances, l’expérience des collaborateurs et les expériences des clients. De ce fait, le « DocuSign Digital Maturity Report » souligne que 62 % des décideurs préfèrent se concentrer actuellement sur des stratégies d'amélioration ou de modernisation numérique des outils déjà déployés au lieu de changer la manière dont la technologie peut être utilisée dans l'ensemble de l'entreprise. La croissance viendra de la suppression des processus devenus obsolètes au bénéfice de solutions numériques plus efficaces et capables de réduire les coûts. Les entreprises cherchent à réduire les interventions manuelles, et nombre d’entre elles souhaitent automatiser la gestion des contrats ou intégrer de nouveaux collaborateurs. 

Comment envisager la modernisation d’un ancien système

Dans une entreprise, la modernisation d’un système peut être interprétée comme un risque au regard de son impact sur les ressources, les données et le budget. Cependant, l’utilisation d’anciens processus peut avoir une répercussion négative sur le potentiel d'évolution de l’entreprise. Si vos applications ne sont pas en mesure de répondre aux exigences de votre entreprise, elles peuvent devenir une source de coûts ou entraîner des risques pour vos données.

Alors, à quoi devez-vous vous attendre si vous modernisez vos systèmes et logiciels ?

1. Examiner les options de modernisation

Vous pourriez remplacer l'ensemble du système, le reconstruire ou envisager des intégrations d’anciens systèmes dans le cadre desquelles votre entreprise s'intégrera à un système plus moderne pour répondre à vos besoins. Vous pourriez examiner des options sur mesure et en vente libre. La sécurité des logiciels sera un élément clé.

2. Choisir l’option la plus viable

Quand vous aurez analysé toutes les options possibles, choisissez celle qui vous semblera la meilleure et évaluez-la en fonction de l’effort requis pour la mettre en place. L’option choisie devra tenir compte de toutes les fonctions du système actuel et comprendre comment ces processus et fonctions seront maintenus ou améliorés.

3. Reconnaître l'impact de la modernisation sur l'ensemble de l’entreprise et adopter une approche structurée 

La mise en œuvre d’un nouveau système peut éventuellement perturber vos collaborateurs et les processus en cours. Votre plan de mise en application doit inclure la communication des objectifs, l'intégration et la formation. C'est également le moment idéal pour examiner les questions de sécurité, de conformité et d'automatisation. Utilisez un cadre complet d'évaluation et de mise en œuvre et définissez les buts et objectifs visés.   

Amélioration des processus - Avec l'automatisation et le numérique

Alors que les entreprises continuent de prendre leurs distances avec la transition numérique à grande échelle pour privilégier des améliorations marginales à long terme, il est clair que la croissance sera accélérée par la suppression des processus devenus obsolètes au bénéfice de solutions numériques plus efficaces et capables de réduire les coûts. Les entreprises peuvent stimuler la croissance progressive et renforcer leur résilience en éliminant les goulets d'étranglement et les processus à faible valeur ajoutée grâce à l'automatisation et à la rationalisation des processus obsolètes. Il est essentiel de disposer des bons outils et de la bonne stratégie numérique à chaque étape de la chaîne de valeur. Il est judicieux de choisir une stratégie de modernisation qui aura le plus grand effet et la plus grande valeur ajoutée pour votre entreprise tout en demandant le minimum d'efforts. Vous trouverez davantage d’informations dans le « DocuSign Digital Maturity Report 2023 ».