Qui peut faire une signature électronique ?
Durant très longtemps, la signature manuscrite fut la règle, obligeant les rendez-vous physiques en face-à-face et les procédures administratives chronophages. Heureusement, le numérique est apparu dans nos vies. Aujourd’hui, la transformation digitale des entreprises est même devenue un passage obligatoire afin de gagner en productivité et de rester compétitif sur le marché du travail. La signature électronique fait justement partie des avancées technologiques et des solutions innovantes incontournables. Permettant de signer un document à distance, ce dispositif a su séduire bon nombre de professionnels et de particuliers. Mais alors, qui peut faire une signature électronique concrètement ? C’est ce que nous allons découvrir au sein de cet article !
Particuliers : qui utilise la signature en ligne ?
Dans un contexte accentué par la crise sanitaire et les enjeux liés à la dématérialisation, il est intéressant de se demander qui peut faire une signature électronique. Et la réponse est simple : tout le monde !
Aujourd’hui, toute personne est en mesure de signer un document numérique depuis son ordinateur, sa tablette ou son Smartphone. Pour ce faire, il suffit de :
- souscrire à une solution de signature électronique reconnue et sécurisée
- uploader le document à faire signer
- indiquer les informations personnelles du destinataire
- envoyer le document
En ce qui concerne le destinataire, il n’aura plus qu’à ouvrir le document au format PDF ou Word en cliquant sur le lien au sein du mail reçu, à le signer et à le renvoyer signé.
Autrement dit, toute personne utilisant les applications de messagerie électronique comme Gmail, Drive, Microsoft Outlook ou Microsoft Word est aujourd’hui en mesure de signer numériquement.
Professionnels : qui peut faire une signature électronique ?
Secteur juridique
Selon une étude menée par Docusign, 87 % des salariés du secteur juridique signent entre 100 et 1 000 contrats par mois. Cela concerne alors principalement la signature de procès-verbaux, d’actes authentiques (notaires, huissiers de justice…) et d’actes rédigés par des avocats (statuts de société, contrats de cession d’actions ou de parts sociales, contrats de vente d’un fonds de commerce…). Autant de documents pouvant être signés grâce à la signature électronique, et ce, en toute légalité. Une aide salvatrice dont il serait dommage de se priver !
Secteur financier
La signature de contrats est un incontournable pour les conseillers bancaires. Ouverture et clôture de compte bancaire, obtention d’un prêt immobilier, signature de mandats de prélèvement SEPA, signature des CGV et CGU… La liste est longue. Pour gagner du temps et faciliter le processus de signature des documents, bon nombre de banques ont alors investi dans un logiciel de signature électronique.
Secteur commercial
Toujours selon une étude menée par Docusign, 65 % des forces commerciales exécutent plus de 500 contrats par mois. Or, 71 % des équipes commerciales B2B estiment que les processus de contrats de vente sont complexes, voire très complexes. La signature électronique permet justement de simplifier ces processus de signature des contrats. Devis, factures, contrats de prestation de services, compromis de vente, promesses d’achat… Autant d’accords pouvant être signés rapidement par voie électronique.
Secteur RH
S’il y a bien un secteur où les démarches administratives sont nombreuses, c’est dans le secteur des ressources humaines. Signature de contrats de travail (CDD, CDI, intérim…), d’avenants, de formulaires, d’accords de confidentialité, de promesses d’embauche… Il est grand temps de simplifier les circuits de signature grâce à la signature digitale.
Signer électroniquement, les prérequis indispensables
Si bon nombre de particuliers et de professionnels peuvent signer électroniquement un document PDF ou autre, cela ne peut se faire n’importe comment. Un cadre légal et pratique est imposé par le règlement européen eIDAS afin de conférer à la signature électronique la même valeur juridique que la signature manuelle.
Signer en toute légalité
Le règlement eIDAS impose des règles juridiques afin de valider une signature électronique. En effet, cette dernière doit :
- garantir l’intégrité du document
- offrir un procédé fiable d’identification du signataire
- apporter une preuve du consentement du signataire
L’entreprise, le particulier ou le professionnel qui souhaite réaliser une signature électronique a donc tout intérêt à se tourner vers un outil de signature numérique reconnu qui répond à ces obligations légales.
Signer en toute sécurité
Le règlement eIDAS reconnaît la valeur juridique de 3 niveaux de signature : la signature électronique simple, la signature électronique qualifiée et la signature électronique avancée. Si toutes sont recevables juridiquement, elles disposent toutefois d’un niveau de sécurité variable. Ainsi, un type de signature conviendra à différents types de documents spécifiques. Il est donc important de vous renseigner sur les bonnes pratiques avant d’entamer une procédure de signature en ligne.
Tiers de confiance
La signature électronique qualifiée repose sur l’émission d’un certificat qualifié de signature électronique. Ce dernier doit alors être émis par un Prestataire de Services de Confiance identifié au sein de la liste de confiance numérique de l’Agence nationale de sécurité des systèmes d’information (ANSSI).
Et cela tombe bien, car les solutions Docusign sont justement conformes aux exigences techniques de la Signature électronique qualifiée (QES) du règlement eIDAS. En ce sens, notre organisme de services électroniques est PSCE qualifié (Prestataire de Services de Confiance Qualifié) et disponible au sein de la Trust List de l’Union européenne.
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