Les petites et moyennes entreprises ont des défis particuliers à relever auxquels les plus grandes entreprises ne sont pas systématiquement confrontées. Grâce à la signature électronique les PME peuvent facilement transformer leurs processus papier en des processus numérisés plus efficaces. La signature électronique peut être un point de départ efficace pour la transformation numérique des PME. En voici quatre points clé :

1. Une réduction sensible des coûts opérationnels

Du fait des alternatives numériques disponibles aujourd’hui sur le marché, s’échanger des documents papier est vite devenu une pratique dépassée dans les affaires. Dans un bureau type, un employé peut utiliser jusqu’à 10 000 feuilles de papier par an, quantité à multiplier par chaque employé de l’entreprise.
Outre le coût du papier, de l’encre et de la maintenance de l’imprimante, une PME doit aussi stocker la plupart de ces documents – et après pouvoir les retrouver si besoin: d’après des études auprès de directions financières de petites et moyennes entreprises, les employés qui travaillent encore sur des supports papier peuvent passer plus de quatre heures par semaine à chercher certains documents ; cela réduit la productivité de la personne qui recherche le document en question et de toutes les personnes opérationnelles qui ont besoin du document.
L’utilisation d’outils de signature électronique pour l’ensemble des besoins en gestion de transactions numériques peut réduire les coûts : l’entreprise a moins de dépenses en fournitures de bureau et en stockage. L’envoi de documents à signer au format numérique peut également réduire les frais de courrier et le temps passé aux centres de courrier. De plus, les méthodes d’authentification et de cryptage et les sceaux de sécurité peuvent protéger l’entreprise de dépenses encourues en cas de fraude ou de vol d’informations sensibles.

2. Une entreprise plus agile pourra croître plus vite

Les dirigeants de PME sont souvent contraints de gérer la société à distance car ils sont par monts et par vaux la plupart du temps. Lorsque le DG d’une PME n’est pas au bureau, qu’il assiste à des déjeuners avec des clients potentiels ou qu’il soit en déplacement, il arrive que les activités de l’entreprise s’arrêtent. Par conséquent, cela peut limiter la vitesse des transactions et constituer un frein à la croissance de la PME. Tout simplement car le DG n’est pas physiquement sur site et donc ne peut pas signer certain documents…
L’utilisation d’une plateforme de gestion des transactions numériques permet aux directeurs de PME de diriger leur entreprise depuis n’importe où dans le monde sur n’importe quel périphérique. La capacité d’accéder aux documents et d’apposer une signature pour approbation sur des formulaires importants en dehors du bureau peut augmenter la vitesse des processus internes comme externes et, sous l’ère numérique, la vitesse est la nouvelle devise des sociétés les plus efficaces.

3. Davantage d’efficacité en rationalisant tous les processus récurrents

Certaines plateformes de signature électronique permettent d’optimiser le temps des employés qui font souvent signer le même type de documents. Au lieu d’agencer les mêmes destinataires et champs d’informations dans un document chaque semaine, les utilisateurs de telles plateformes peuvent établir un modèle pour tout formulaire récurrent ; le processus est rationalisé, ce qui améliore l’efficacité. En parallèle, il est possible de modifier un modèle pour refléter des changements ponctuels dans la structure d’un document.
La capacité d’ajouter de multiples variétés de commentaires sur n’importe quel modèle ou sur un document donné est utile pour expliquer aux signataires ce qu’ils doivent faire : il est clairement indiqué où ils doivent parapher, signer ou fournir des informations supplémentaires.
D’après les PME qui utilisent déjà la signature électronique, plus le flux de travail d’un employé est efficace, plus il aura de temps à consacrer aux aspects plus critiques des activités de l’entreprise.

4. Des contrats commerciaux signés plus vite c’est plus de chiffre d’affaire

Un des cas d’usage les plus répandus de la signature électronique est la signature de contrats commerciaux. Les contrats sont reçus plus rapidement par les clients, sont signés plus vite et sont donc retournés plus rapidement au commercial. La signature électronique – par rapport à l’envoi par fax ou par courrier et à la signature manuscrite – permet également d’observer la progression des documents qui sont envoyés aux clients ou collaborateurs. Il est donc possible de surveiller le statut du document, savoir qui a signé un document et qui ne l’a pas signé, et d’émettre des rappels de signature aux personnes qui ne l’ont pas encore fait. Et cela peut aider le commercial à relancer la bonne personne au bon moment s’il le faut.
Les dirigeants d’une PME devrait considérer d’implémenter tout de suite une solution de signature électronique type DocuSign au moins dans leur département commercial, pour après l’étendre à tous les autres départements – RH, Finance, Légal…

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