Signature électronique comment ça marche, en 5 étapes ! 

La signature électronique fait gagner du temps. Elle facilite également les processus de signature, limite les dysfonctionnements et améliore l’expérience client. Autrement dit, elle s’avère une solution bien plus intéressante que la signature manuscrite. Cependant, il n’est pas toujours évident de comprendre comment elle fonctionne. Vous n’avez jamais signé numériquement un document ? Vous pensez que la signature numérique consiste à scanner votre propre signature écrite ? Cet article “Signature électronique comment ça marche ?” est fait pour vous !

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Définition

Tout d’abord, sachez que non, la signature électronique ne consiste pas à scanner votre propre signature manuelle. La signature digitale est un procédé technique qui permet de signer des documents numériques de manière totalement dématérialisée. Autrement dit, nul besoin d’imprimer ou de scanner quoi que ce soit. Il vous suffit d’apposer votre signature en un clic depuis votre ordinateur de bureau, votre ordinateur portable, votre téléphone mobile ou votre tablette. Bref, depuis n’importe quel support numérique !

Tout outil de signature électronique respecte alors des conditions et des normes fixées par le règlement européen eiDAS. Cela permet alors de garantir l’intégrité du document, mais aussi l’identité du signataire et son consentement lors de la signature. De ce fait, la signature électronique a la même valeur légale que la signature manuscrite.

Trois types de signature électronique

Il existe trois niveaux de signatures électroniques. La signature :

  • simple : la signature électronique simple est une signature de niveau 1, soit le niveau de sécurité et d’identification du signataire le plus bas
  • avancée : la signature électronique avancée est une signature de niveau 2. Elle impose le téléchargement de la carte d’identité pour valider la signature.
  • qualifiée : la signature électronique qualifiée est une signature de niveau 3, soit le niveau de sécurité et d’authentification électronique le plus élevé. Elle garantit l’identité numérique du signataire via la délivrance d’un certificat de signature électronique qualifiée.

Toutes répondent à des contraintes légales et des niveaux de sécurité différents en fonction des transactions électroniques souhaitées.

Quels documents signer électroniquement ?

La signature électronique peut être utilisée pour tout type de document, que ce soit des devis, des factures, des contrats de travail, des contrats d’ouverture de compte bancaire, des actes authentiques… Et ce, dans tous les secteurs d’entreprise : juridique, bancaire, commercial, immobilier, RH…

Par ailleurs, la flexibilité de la signature électronique permet de l’utiliser pour n’importe quel format de document électronique (document PDF, Word, Excel…). Toutefois, seul le format PDF est reconnu en Europe et exploitable par tous.

Signature électronique comment ça marche ?

Étape 1 : S’équiper d’un support numérique

La signature électronique est une opération 100 % en ligne. Autrement dit, il vous suffit de vous munir d’un ordinateur, d’un Smartphone ou d’une tablette pour signer numériquement.

Étape 2 : Choisir le bon outil de signature électronique

DocuSign eSignature est LA solution de signature électronique n°1 dans le monde. Et pour cause, elle répond aux besoins des clients les plus exigeants, tout en offrant une expérience utilisateur simple pour être accessible au plus grand nombre. Pour ce faire, DocuSign eSignature présente les fonctionnalités suivantes :

  • Application mobile compatible iOS, Android et Windows pour encore plus de mobilité
  • Suivi en temp réel pour être tenu informé des étapes du processus de signature des documents
  • Plusieurs langues disponibles pour signer des documents en 43 langues et en envoyer en 13 langues
  • Modèles réutilisables pour gagner encore plus de temps
  • Plus de 350 intégrations et API de référence pour connecter le logiciel de signature aux outils que vous utilisez déjà
  • Hautement sécurisé, puisque DocuSign répond aux normes de sécurité européennes, américaines et mondiales les plus strictes, et utilise les technologies de cryptage de données les plus performantes
  • Valeur légale en conformité avec le règlement eIDAS de l'Union européenne, ainsi qu'aux lois américaines ESIGN et UETA
  • 3 niveaux d’e-signature (signature simple, signature avancée et signature qualifiée)

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Étape 3 : Générer le document à faire signer

Avant de signer un document, vous devez d’abord le générer. Pour ce faire, utilisez DocuSign Gen pour Salesforce et créez des accords commerciaux en un clic ! Pour chaque formulaire, pensez à indiquer les noms, les adresses mails et les contacts téléphoniques des signataires.

Étape 4 : Signer électroniquement

Les signataires reçoivent un lien par e-mail les invitant à signer les documents concernés. En plus de l'e-mail, vous pouvez également leur envoyer un SMS pour les prévenir encore plus rapidement grâce à la fonction SMS de DocuSign eSignature. Les signataires doivent alors cliquer sur le lien et s’authentifier sur notre interface utilisateur pour accéder au document. Ce dernier doit être consulté dans son intégralité. En effet, cela permet de valider la lecture du document par ce qu’on appelle le “consentement éclairé”.

Il ne reste plus qu’à apposer sa signature à l’endroit indiqué et cliquer sur "Terminer" pour enregistrer le document signé. Une fois la procédure terminée, un mail de confirmation est envoyé. Les documents signés sont alors disponibles au sein de votre espace client. 

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