Tous les départements d'une entreprise peuvent-ils devenir agiles ?

Une meilleure productivité, une meilleure collaboration et un meilleur engagement ne sont que quelques-uns des avantages de la méthode de travail agile. Les pratiques de travail agiles consistent notamment à adopter une approche itérative pour fixer des objectifs et gérer des projets. La technologie est la clé de la transformation numérique, et presque tous ceux qui travaillent dans un service informatique ou de développement de produits utilisent ou ont entendu parler des pratiques de travail agiles, mais ces pratiques n'ont pas été systématiquement étendues à d'autres services comme les RH et le service juridique. Selon la Harvard Business Review, les organisations qui adoptent des méthodes de travail agiles obtiennent une augmentation de 60 % de leurs revenus et de leurs bénéfices. La méthode de travail agile doit-elle être adoptée par tous les secteurs d'une organisation ?

Agilité à l'échelle de l'entreprise

La révolution numérique transforme les entreprises, mais des départements comme l'informatique et les ventes peuvent trouver que d'autres départements ralentissent le progrès par des processus manuels sur papier.  DocuSign a interrogé 750 professionnels de la vente pour identifier les tendances les plus récentes en matière de vente B2B. Dans l'enquête, 43 % des professionnels de la vente ont déclaré qu'ils trouvaient difficile de travailler avec le département juridique, et 53 % ont déclaré que c'était parce qu'il y avait trop de tâches manuelles requises dans le processus de collaboration. 40 % ont déclaré que c'était parce qu'ils ne savaient pas exactement où en étaient les contrats dans le processus d'approbation.

Peu d'entreprises ont atteint l'agilité au sein de leur organisation. L'enquête KPMG Global Agile Survey de 2019 a recueilli 128 réponses de chefs d'entreprise dans 17 pays différents, dont 55 % des répondants en Europe. 

• 23% des répondants dans tous les pays s'attendaient à ce que seules certaines fonctions choisies travaillent de manière agile dans trois ans, et 32% s'attendaient à ce que le travail agile se produise au niveau de l'entreprise. 
• Aux Pays-Bas, 43% s'attendent à ce que le travail agile se fasse au niveau de l'entreprise d'ici 2022. 
• En Allemagne, 45 % des personnes interrogées ont indiqué que la suppression des cloisonnements entre l'entreprise et l'informatique était le principal moteur de leur évolution vers l'agilité. 

Les pratiques agiles ont également permis aux organisations de mieux résister à des crises telles que la pandémie de COVID-19. Au Royaume-Uni, l'étude de McKinsey a montré que 93 % des entreprises pensaient que leurs unités opérationnelles agiles avaient obtenu des résultats "meilleurs" ou "nettement meilleurs" que leurs unités opérationnelles non agiles en matière de satisfaction des clients et de performances opérationnelles. Cela était souvent dû à une prise de décision plus rapide et à la capacité de s'adapter aux défis. Ce type de résultat plaide en faveur de l'intégration du travail agile dans l'ensemble d'une organisation. Les dirigeants peuvent inciter les employés à adopter la méthode agile en unissant l'équipe autour d'un objectif et d'une vision communs, de structures horizontales et de rôles responsables. La technologie de nouvelle génération est également essentielle, et de nombreux outils numériques peuvent aider à déployer la méthode agile dans d'autres services, comme les services juridiques et les RH.   

Outils numériques pour un travail agile

Les entreprises devront continuer à évoluer et à s'adapter pour devenir agiles dans l'ensemble de leur organisation. Celles qui adopteront la technologie numérique à l'avenir seront les plus compétitives. Dans une enquête de Gartner, 56 % des PDG ont déclaré que les améliorations numériques avaient entraîné une augmentation des revenus. Cependant, selon l'étude Forrester State of Systems of Agreement 2019, commandée par DocuSign, seuls 18 % des 120 décideurs en matière d'achats technologiques qui ont répondu ont entièrement numérisé la gestion des contrats dans leur service juridique. En outre, l'étude de Forrester a révélé que seulement 38 % du personnel juridique pense que les signatures électroniques et les systèmes d'enregistrement, tels que les systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM), pourraient être intégrés et automatisés, contre 65 % des personnes travaillant dans les ventes.

L'utilisation d'outils numériques peut faciliter la transition vers l'agilité et aider à automatiser les tâches et à éliminer le papier et les processus manuels. Les services juridiques et les services des RH de la région EMEA trouvent les outils suivants utiles pour passer à un mode de travail agile. 

• EAP (Enterprise Agile Planning) Des outils comme le logiciel JIRA d'Atlassian et les tableaux Microsoft AZURE aident les organisations à utiliser les pratiques agiles à l'échelle pour parvenir à un développement agile de classe entreprise. Ils aident en soutenant les pratiques axées sur les résultats, centrées sur le client, collaboratives et coopératives, ainsi que le retour d'information continu des parties prenantes.
• Les outils de collaboration de partage de fichiers et de communication comme Google Drive, Dropbox, Trello, Microsoft Teams, Slack et Miro peuvent aider les équipes juridiques et RH à faciliter les pratiques de travail agiles.
• Les outils de gestion du cycle de vie des contrats comme DocuSign CLM peuvent rassembler en un seul endroit les conditions contractuelles, les niveaux de service, les garanties, les prix et autres options pré-approuvés. Ils peuvent ainsi aider les services de l'ensemble de l'entreprise : les équipes de vente peuvent passer plus rapidement d'une étape à l'autre de la proposition, et les services juridiques peuvent accélérer leur examen des termes et conditions. En outre, les entreprises qui utilisent CLM peuvent créer une bibliothèque facilement accessible de clauses préapprouvées qui peuvent être préconfigurées pour remplir automatiquement les contrats.
• Les processus qui requièrent des signatures sont une partie fondamentale du travail juridique et des RH. Cependant, les processus manuels et papier sont souvent à l'origine de retards. Les logiciels de signature électronique peuvent aider les équipes juridiques et RH à accélérer le processus d'examen et de clôture des contrats. Par exemple, le service juridique d'Eramet signe désormais les contrats en 5 à 10 minutes grâce à un logiciel de signature électronique. 
• Les systèmes de gestion de la relation client comme Salesforce peuvent aider les équipes juridiques à rester centrées sur le client.

En automatisant les processus à l'aide de solutions telles que la signature électronique et la gestion du cycle de vie des contrats et en exploitant la puissance des données, les services juridiques et les RH peuvent avoir un impact direct sur les performances agiles de l'entreprise.