Les commerciaux de ProjectPlace déclarent que DocuSign est un outil "très précieux"

Projectplace est le principal fournisseur d’outils de collaboration de projet sur le Cloud en Europe. Ce service est disponible dans plus de 160 pays et permet à plus de 900 000 professionnels d’améliorer la collaboration et la communication en sept langues. La société est à l’avant-garde du développement en ligne, et favorise la collaboration et la gestion de projets uniques ou multiples simplement et efficacement, notamment la planification, le partage de fichiers et la communication. Avec DocuSign, Projectplace a augmenté son efficacité et écourté les délais.

Les Challenges 

Basée en Suède, Projectplace prend en charge les projets de toute taille, des grandes entreprises européennes aux petits événements. La société souhaitait trouver une solution qui lui permettrait de gérer et de surveiller les processus de signature très attentivement pour ses clients et pour toute l’entreprise.

Mia Ingelström, Responsable des activités commerciales pour Projectplace, déclare : "Nous avions déjà réalisé de nombreuses améliorations dans les processus de Salesforce, mais nous voulions également un meilleur contrôle sur le processus de signature." En effet, tous les documents signés, des contrats aux bons de commande, devant être remplis dans Salesforce, la société avait besoin d’une plateforme pouvant être intégrée à son CRM.

La solution de signature électronique 

Projectplace fonctionne souvent en association avec d’autres systèmes. Les clients disposent d’un grand nombre d’options d’intégration. C’est pourquoi Projectplace recherchait une solution de signature électronique offrant des fonctionnalités idéales d'intégration dans Salesforce. Grâce aux API ouvertes de DocuSign, Projectplace a cherché à bénéficier de l’intégration directe incomparable de DocuSign dans Salesforce.

Les bénéfices 

Avec DocuSign for Salesforce, Projectplace a rapidement obtenu des résultats. Depuis la mise en place de la solution il y a onze mois, il a été constaté que DocuSign réduit considérablement le temps passé par les salariés à manipuler et à suivre les documents. Selon Mia Ingelström, "nos responsables de compte économisent en moyenne une heure et demie par semaine, voire jusqu’à 4 heures par semaine grâce à DocuSign."

Aujourd’hui, lorsqu’un représentant commercial passe d’une Opportunité Salesforce à une Conclusion orale, le processus de contrat débute. L’utilisation de DocuSign signifie que l’Opportunité est envoyée pour approbation au directeur des ventes de Projectplace et, d’un simple clic, le contrat est envoyé au client pour signature avec DocuSign. Une fois le document signé par le client avec DocuSign, Salesforce est mis à jour. "D’un point de vue administratif, nous apprécions notre capacité à structurer chaque élément dans Salesforce", déclare Mia Ingelström.

Le département reçoit de bons retours de la part des clients en Suède, en Norvège et au Danemark, pays où le taux d’acceptation est élevé. De plus, le personnel commercial a déclaré que DocuSign était un outil "très précieux" pour leurs contrats de vente, puisqu’ils peuvent dûment remplir et signer des documents, sans erreurs et en quelques minutes. Ils ont toujours l’assurance que les bons de commande adéquats sont utilisés. "Nous avons déjà constaté un nombre important de bénéfices grâce à l’utilisation de DocuSign, notamment pour notre processus de contrat qui fonctionne désormais comme nous l’avions toujours souhaité. Nous pensons que la clé est la rationalisation du processus, ainsi que la possibilité de faire bénéficier notre personnel de formations, ce que nous faisons en permanence", ajoute Mia Ingelström. "DocuSign correspond parfaitement à la philosophie de Projectplace, c’est-à-dire l’amélioration continue de notre façon de travailler pour permettre à notre personnel de se concentrer sur ce qui est important. Nous sommes désormais plus efficaces, en interne comme en externe."