10 caractéristiques à prendre en compte pour choisir une solution de signature électronique

Bien choisir son logiciel de signature électronique

Un logiciel de signature de documents vous permet de signer par voie électronique des documents sans avoir à les imprimer, les numériser et/ou les faxer. Tout le monde y gagne, les utilisateurs privés comme les entreprises, car la signature électronique est simple, rapide et sécurisée. Des millions d’utilisateurs font confiance aux signatures électroniques et ces dernières sont disponibles dans des dizaines de langues.

Signez et envoyez vos documents n’importe où, n’importe quand, à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet. Vous pouvez signer vos contrats, accords, prêts ou autres documents rapidement et en toute sécurité. Les signatures en ligne offrent divers avantages par rapport aux signatures papier :

  • Zéro paperasse, car pas d’impression, d’archivage ou d’envoi par courrier ;
  • Sécurité des documents, sans risque de falsification extérieure ;
  • Stockage électronique et accès à l’ensemble de vos documents ;
  • Intégration à de nombreux outils que vous connaissez et utilisez comme Word et Google Docs.

L'univers papier traditionnel se voit devancé par les processus numérisés dans de nombreux secteurs d'activité comme l'immobilier, la santé, la comptabilité ou la construction. Si vous comparez les solutions de signature électronique, nous vous recommandons de prendre en compte 10 caractéristiques lors de votre choix.

Les 10 cases à cocher en choisissant votre solution de signature électronique

  1. Fonctionnement avec les documents PDF, Word, Excel, Outlook  et autres applications de contenu que vous utilisez déjà. Votre solution de signature électronique ne doit pas vous pousser à changer votre façon de travailler. DocuSign fonctionne avec les documents Adobe PDF, Word, SharePoint, InfoPath ou AutoCAD, les feuilles de calcul Excel, les e-mails Outlook et plus encore.
  2. Simplicité de la solution. Choisissez une solution de signature électronique simple d'utilisation pour tous les membres de votre organisation, mais aussi pour vos clients. La signature par la solution rapide et intuitive de signature électronique de DocuSign prend à peine 10 secondes, voire moins (ou 2 clics), ce qui implique moins de réticence de la part des signataires. Votre solution de signature électronique comporte également les caractéristiques capitales pour la manière de travailler de votre organisation, comme les différents types de signature, les signatures personnalisables, les signatures multiples sur un même document, les processus de signature en lot et la prise en charge de plusieurs langues.
  3. Fonctionnement avec vos applications de contenu et de gestion de flux de travail existantes. Les entreprises peuvent pleinement tirer profit des investissements automatisés en ajoutant une solution de signature électronique qui élimine le besoin de réintroduire le papier dans le flux de travail au moment de la signature. DocuSign fonctionne avec SharePoint, OpenText, Oracle, Alfresco, Laserfiche, Nintex, K2 et d'autres systèmes automatisés de flux de travail et de gestion de contenu et de documents.
  4. Conservation de vos documents importants dans votre domaine informatique. Une solution de signature électronique doit assurer le maintien de vos documents dans votre domaine informatique et le fait qu'ils ne sont pas enregistrés sur des serveurs externes indignes de confiance. La solution de signature électronique de DocuSign permet d'éviter que les documents soient enregistrés sur des serveurs non sûrs et donc soient exposés à des risques d'altération et de fraude.
  5. Contrôle total sur la mise en place. Une solution de signature électronique doit s'adapter aux process, aux technologies, à la gestion des utilisateurs aux exigences en matière d'authentification propres à votre entreprise et non l'inverse. La solution DocuSign vous permet de la gérer de la façon qui correspond le mieux à vos réglementations internes, à vos politiques de gouvernance et à vos procédures d'opérations standard. Elle peut également s'intégrer aux services des ressources humaines, informatique, de sécurité et de conformité de votre entreprise, ainsi qu'aux systèmes d'approvisionnement et de gestion utilisateurs déjà en place.
  6. Conformité aux réglementations en rapport avec votre entreprise. La technologie de la solution de signature électronique doit se baser sur des normes internationales conformes aux réglementations locales et d'entreprise qui s'appliquent à votre entreprise. Si votre entreprise requiert un niveau de sécurité plus élevé, la solution doit être validée par ls réglementations Federal Information Processing Standards (FIPS) du National Institute of Standards and Technology (NIST). La solution de signature électronique de DocuSign aide les clients à répondre à ces exigences et recommandations, comme l'U.S. Food and Drug Administration (FDA) 21 Code of Federal Regulations (CFR) Part 11, le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), Sarbanes-Oxley et l'EU Regulation No 910/2014 (eIDAS).
  7. Facilité d'accès.Les solutions de signature électronique basées sur la technologie d'infrastructure de clé publique standard (PKI) scellent le document avec une « empreinte » unique pour le signataire et pour le document. La PKI de DocuSign peut aider l'expéditeur à assurer la légitimité du signataire en indiquant si le document a été altéré. Sans cette PKI, DocuSign invalide la signature numérique pour vous protéger contre toute fraude. Cette technologie assure également que la signature est transportable, de telle sorte que quiconque dans ou en dehors de l'entreprise peut utiliser les logiciels disponibles comme Adobe Reader ou Microsoft Office pour vérifier ces paramètres : qui a signé le document (identité du signataire), pourquoi (intention du signataire) et si le document a été modifié après la signature (intégrité du document).
  8. Possibilité de signer numériquement depuis un navigateur ou un appareil mobile. Les utilisateurs doivent pouvoir signer électroniquement les documents à l'aide de n'importe quel appareil, à tout moment et n'importe où, qu'ils soient au bureau devant leur ordinateur, à la maison sur leur tablette ou sur le terrain avec leur smartphone, par exemple. La solution de signature électronique de DocuSign permet aux partenaires, aux clients et autres collaborateurs d'ajouter des signatures électroniques à leurs documents sans avoir à installer de logiciel.
  9. Possibilité d'héberger soi-même le système. La meilleure solution de signature électronique vous permet de choisir entre un serveur sur site et un système à gestion cloud. La solution sur site de signature électronique de DocuSign assure une flexibilité et un contrôle maximum, et le système sûr à gestion cloud vous permet de démarrer petit et d'étendre le nombre de signatures en fonction des besoins.
  10. Gestion informatique rentabilisée. Il peut être intéressant d'évaluer le coût total de propriété (TCO) lors de la souscription d'un service de signature électronique. Lors de votre choix, prenez en compte le coût du produit, le déploiement, les frais de renouvellement des certificats numériques, la formation et l'assistance. En plus des économies sur le papier réalisées grâce à l'absence d'impression, de courrier, de numérisation et d'archivage, la solution de signature électronique de DocuSign propose un faible TCO grâce à une installation rapide, un impact minime sur les opérations et une maintenance informatique réduite.

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Amelle, marketing and communications specialist at DocuSign
Auteur
Amelle Mahmoudi
Créatrice de contenu
Publié